Офисный путь полностью

• Говорите себе и другим людям: «нет», когда это необходимо;

• Начинайте день с трудных и неприятных заданий;

• Когда планируете на работе задачи и проекты, ставьте сроки их выполнения.

И напоследок, короткий лайфхак: выполнив задачу, вычеркивайте ее из списка или ставьте «галочку» напротив соответствующей строчки, что даст вам дополнительную внутреннюю энергию для достижения больших результатов. Это мощный психологический прием, который позволяет увидеть, что рабочий день прошел не напрасно, вы работаете с пользой.

Лично я на работе использую систему контекстного планирования в среде Outlook. Что мне в ней нравится: простота и эффективность инструмента, знакомое с детства приложение, совмещение календаря, задач и почты в одном информационном пространстве, интеграция с офисными приложениями. Данной системе планирования за короткое время можно обучить любого сотрудника.

Благодаря контекстному планированию, видно, когда, что и в каком состоянии у меня находится на работе. Известно, кто – в отпуске, кто – на «больничном», какие встречи намечены, тут же – контакты и текущая информация по проекту.

А главное, это превращается в большую электронную базу с данными, всегда можно найти необходимую информацию по уже выполненным задачам: кто делал, какие встретились трудности, в какой срок работа была закончена.

Видны все deadline или, наоборот, несрочные задачи, которые в данный момент можно пока не выполнять. Очень гибкая система, не привязанная к жестким временным рамкам выполнения задач, а, наоборот, направленная на реализацию работы в благоприятные моменты или кайросы[5].

На некоторых предприятиях из-за режима информационной безопасности запрещено пользоваться Интернет-приложениями для деловой переписки, поэтому Outlook – отличное решение, так как почта располагается на внутренних серверах компании.

Данной системе организации задач я научился, пройдя практический тренинг у Николая Забровского, он является партнером Глеба Архангельского – автора книг по тайм-менеджменту. Если вы вдруг встретите где-нибудь информацию о проведении данного тренинга, обязательно запишитесь на него.

Работа с почтой

Как организовать работу с почтой?

Во-первых, надо установить время работы с ней, чтобы уменьшить количество прерываний. Лучше всего это делать утром, когда задачи только начинают формироваться, и после обеда, когда надо проверить, как обстоят дела.

Во-вторых, на неоднозначные письма не стоит отвечать сразу, лучше сначала все обдумать – обращение, построение ответа, включение дополнительной информации. Старайтесь делать так, чтобы субъективизма было как можно меньше. Забудьте про быстрые и сокращенные ответы, которые многие привыкли делать в социальных сетях.

В-третьих, не перегружайте текст письма информацией, которая понятна только самому отправителю. Старайтесь отвечать кратко и емко, взвесив каждое слово. В наш цифровой век это очень важно, никому не интересно пробираться сквозь ваши уникальные умозаключения.

И, наконец, не забывайте про сетикет[6]: обращение к получателю, стиль письма, информация по делу, контактные данные. Учитесь составлению письма, анализу того, что написали, и правилам обращения.

Дополнительный инструмент

Что еще помогает в эффективной работе – так это магнитно-маркерная доска. Незаменимый инструмент, особенно когда в отделе идет мозговой штурм или решение серьезной задачи с промежуточными этапами.

В моей профессиональной деятельности доска была непременным атрибутом рабочей обстановки. Маркерная доска еще и полезна с точки зрения экономии бумаги (вы не поверите, сколько тратится бумаги на объяснение своих идей и решений!).

Благодаря визуальному мышлению (оно у всех есть), люди могут совместно рисовать на доске, объяснять свои мысли и предлагать лучшие решения задачи. Всем все видно и понятно.

От себя добавлю: мне в работе помогает музыка. Она положительно влияет на мою производительность, особенно когда надо работать с однообразными задачами на компьютере или оформлять большой пакет документов. И вообще, хорошо начинать утро с позитивной музыки. Но не стоит свою музыку включать для всех, помните: мы работаем не одни, и кому-то музыка будет только мешать.