Управление отделом продаж полностью

Наконец, одно из серьезных упущений метода равного распределения в том, что он не учитывает рентабельность. В нем продажи рассматриваются не как средство, а как самоцель. Количество сотрудников определяется как функция от уровня прогнозируемых продаж, а не как определяющий фактор получения прибыли.

Базовый принцип, лежащий в основе метода определения рабочей нагрузки, заключается в том, что сотрудники отдела продаж должны выполнять равный объем работы. Руководство оценивает необходимый объем работ для рынка в целом, и его величина рассматривается как функция от числа клиентов, частоты контактов с каждым из них и уделяемого на каждый выезд времени. Эту оценку затем делят на объем работы, который может выполнить один сотрудник, в результате чего получается требуемое число продавцов{81}. Как показано на рисунке 5.8, метод состоит из шести этапов, которые рассмотрены ниже.

Рисунок 5.8. Этапы определения размера отдела продаж методом определения рабочей нагрузки

1. Разделите всех клиентов компании на категории. Один из распространенных подходов – разделить клиентов на группы A, B и C исходя из уровня продаж. Можно выбрать и другой классифицирующий признак, например тип бизнеса покупателя, платежеспособность, товарный ассортимент или потенциал будущих продаж.

Любая система классификации должна учитывать различия в объеме работы, который требуется для обслуживания разных групп клиентов, и разную степень их привлекательности для компании. Допустим, у некой фирмы 1030 клиентов. Разделим их на три основных типа по размерам и степени привлекательности для компании:

• тип A: крупные или очень привлекательные – 200;

• тип B: средние по размерам и приоритетности – 350;

• тип C: небольшие, но интересные – 480.

2. Определите частоту общения с клиентами каждого типа и желательную продолжительность каждого коммерческого контакта. Эти исходные сведения можно собрать несколькими способами. Они могут основываться на оценке руководства или быть получены в результате анализа данных за прошлые периоды. Предположим, в компании определили, что клиентам класса A нужно уделять время каждые две недели, класса B – раз в месяц, класса C – раз в два месяца. Продолжительность переговоров – в среднем 60 минут, 30 минут и 20 минут соответственно. Время, которое требуется уделить в течение года этим клиентам, рассчитывается так:

• тип A: 26 раз в год * 60 минут обсуждения = 1560 минут, или 26 часов;

• тип B: 12 раз в год * 30 минут обсуждения = 360 минут, или 6 часов;

• тип C: 6 раз в год * 20 минут обсуждения = 120 минут, или 2 часа.

3. Вычислите рабочую нагрузку для рынка в целом. Она определяется умножением количества заказчиков каждого типа на время, требуемое на поддержание контактов. Результаты в сумме дают объем работы со всеми клиентами всех категорий:

• тип A: 200 клиентов * 26 часов на каждого = 5200 часов;

• тип B: 350 клиентов * 6 часов на каждого = 2100 часов;

• тип C: 480 клиентов * 6 часа на каждого = 960 часов.

Итого: 8260 часов.

4. Определите временной ресурс продавца. Для его вычисления нужно определить для среднего продавца количество рабочих часов в неделю и умножить на число рабочих недель в году. Предположим, стандартная рабочая неделя – 40 часов, и в среднем торговый представитель должен отработать 48 недель в год с учетом отпуска, больничных и других непредвиденных ситуаций. Из этого следует, что средний продавец может работать 1920 часов, то есть 40 часов в неделю * 48 недель = 1920 часов в год.

5. Распределите время продавца пропорционально выполняемым задачам. К сожалению, сотрудник сбыта не может посвящать свое время только личным контактам с клиентом. Немалое место в его графике отводится задачам, не связанным непосредственно с продажами, таким как составление отчетов, участие в планерках и решение вопросов обслуживания. Много времени отнимают и перемещения. Для примера предположим, что после анализа затрат рабочего времени продавца выяснилось следующее:

• продажи составляют 40 % рабочего времени – 768 часов в год;

• функции, не связанные с продажами – 30 %, или 576 часов в год;

• перемещения – 30 %, или 576 часов в год.

Итого: 100 % – 1920 часов в год.

6. Рассчитайте необходимое количество продавцов. Его можно легко вычислить, поделив общее рабочее время обслуживания рынка на количество часов специалиста по сбыту, которое он может посвятить непосредственно продажам: