Любое решение должно приниматься на основании наиболее полной, достоверной и объективной информации. Это является основополагающим как в целом для управления организацией, так и в частности для персонала.
Если информация некачественная или неактуальная, принятые решения не окажут должного влияния на повышение эффективности работы организации, и даже больше – могут оставить негативные последствия.
Источниками информации для кадрового планирования являются внутренняя и внешняя среда.
К внутренним источникам информации относятся:
1) должностные записки сотрудников;
2) прямое указание высшего руководства организации;
3) отчеты и аналитические записки;
4) периодический мониторинг состояния персонала;
5) психологическое, профессиональное, квалификационное тестирование персонала.
К внешним источникам информации относятся:
1) законодательство, относящееся к непосредственной деятельности организации;
2) законодательство, относящееся к деятельности в рамках системы управления персоналом;
3) спрос и предложение на рынке труда;
4) стоимость труда на рынке.
Информация для кадрового планирования должна отвечать следующим требованиям:
1) простота, когда информация содержит столько данных, сколько необходимо в данном конкретном случае;
2) наглядность, когда сведения представлены в таком виде, который без труда позволял бы быстро определить главное, а также – избежать многословия;
3) однозначность, когда сведения отражены в четких и ясных формулировках;
4) сопоставимость, когда информация приводится во вполне реальных, соотносимых единицах измерения;
5) преемственность, когда сведения о кадрах имеют единую методику подсчетов и одинаковые формы представления;
6) актуальность, когда информация предоставляется без задержек и опозданий. Основной информацией для кадрового планирования является стратегия развития организации, благодаря чему происходит встраивание кадрового плана в организационный. Кадровое планирование в своей основе призвано обеспечить человеческим ресурсом процесс развития и трансформации организации.
Основными источниками информации для кадрового планирования является анализ внешней и внутренней среды. Однако главенствующие положение в этом списке источников занимает план развития организации. Кроме того, информация, необходимая для кадрового планирования, должна строго соответствовать требованиям актуальности, объективности и т. п.
В рамках системы управления персоналом происходит постоянное движение и видоизменение персонала. Поэтому можно говорить о том, что система управления персоналом должна быть охарактеризована в качестве динамичной и изменяющейся. В силу своей многогранности эта система включает в себя огромное количество различного рода элементов и составляющих.
Основной объект, на который направлено максимальное внимание системы, – это персонал организации. А он подвержен постоянным изменениям и трансформациям. Подобная изменяемость персонала проявляется в его выведении за штат организации или в передвижении внутри предприятия.
Организация как изменяющееся социокультурное явление переходит из одного состояния в другое. Организация развивается и возникает потребность в новых ресурсах, в частности в таком ресурсе, как персонал. Если эта потребность не будет удовлетворена, то организация не сможет продолжить свое развитие.
Причины возникновения потребности в персонале:
1) развитие организации;
2) перемещение персонала внутри организации;
4) выход определенных сотрудников за рамки организации.
В практической деятельности служб по управлению персоналом потребность в персонале определяется на основании:
1) очередных отчетов;
2) внеочередных отчетов;
3) формализованных заявлений о необходимости поиска сотрудника, обладающего строго определенной квалификацией. Классическая теория менеджмента выделяет следующие виды потребностей в персонале:
1) планируемая, т. е. такая потребность, относительно которой служба по управлению персоналом поставлена в известность и относительно которой происходит плановое замещение вакантных мест. Например, возникновение потребности в замещении свободной должности, возникшей в результате планового перемещения сотрудника в рамках организации;
2) внеплановая, т. е. такая потребность, которая заранее не спрогнозирована службой по управлению персоналом. Например, увольнение сотрудника по собствен ному желанию формирует внеплановую потребность в новом сотруднике. Для эффективной жизнедеятельности организации необходимо четкое планирование потребности в персонале. Ведь без соответствующего обеспечения организационной деятельности человеческим ресурсом невозможно нормальное функционирование организации. Изначально формируется количественное представление персонала.
