На концептуальной фазе проекта с целью получения первоначальных оценок затрат на проект часто используются методы расчета затрат посредством коэффициентов. Ими, в частности, пользуются при расчетах «сверху вниз». Есть три наиболее часто приводимых в этих случаях примера: расчет затрат на строительство дома по его площади, нового завода – по его производственной мощности, компьютерной программы – по числу строк исходного кода. Однако эти методы расчета затрат с помощью коэффициентов недостаточно точны для контроля или составления сметы, так как не учитывают разницы между проектами и не определяют конкретные промежуточные результаты.
Группируя статьи по структуре счетов (расходов), фрагмент сметы можно представить табл. 15.2.
Более подробно рассмотрим оценку «снизу вверх».
Представление результатов и работ проекта в структурированном виде (в виде иерархически декомпозированного на составные части (элементы, модули) объекта), необходимое и достаточное для эффективного осуществления процесса оценки стоимости проекта в интересах различных участников проекта, является основой профессиональных методов управления проектами.
Данный метод обеспечивает согласованное понимание всеми участниками, на какую работу сколько требуется ресурсов, сколько стоит каждая функция, участвует ли работа в формировании косвенных затрат, требуется ли дополнительная оценка стоимости обеспечения качества и минимизации рисков. Наиболее важными видами структурных представлений проекта являются:
• дерево целей и результатов;
• структурная модель проекта по фазам жизненного цикла;
• структурная декомпозиция работ проекта (WBS);
• организационная структура проекта;
• матрица распределения ответственности;
• сетевая модель последовательности выполнения работ проекта;
• дерево ресурсов, дерево стоимости;
• структурная декомпозиция контрактов по работам проекта;
• структура и описание рисков проекта (реестр рисков).
Уровень детализации различен для разных уровней управления. На любом уровне детализация не должна быть больше, чем это необходимо и достаточно. Уровень детализации в WBS зависит от сложности проекта, необходимости контроля, размера затрат, продолжительности работы над проектом и других факторов.
Оценке подвергается нижний уровень структуры (рис. 15.2), на который более точно можно распределить ресурсы, определить оборудование и материалы. Оценка стоимости складывается из стоимости зависимых работ к материнской работе и далее сворачивается до верхнего уровня. Для более точной оценки можно разработать несколько структур: работ, ресурсов, результатов, качества, рисков. Каждую статью следует оценить в отдельности и свести в единую стоимость проекта.
Отметим, что если уровень WBS увеличится на 1, то количество статей расходов может вырасти в геометрической прогрессии. В то же время если уровень детализации недостаточен, то структура может не оправдать ожиданий. К счастью, WBS присуща гибкость. Участвующие организационные единицы могут расширять свою часть структуры, если это нужно.
Проекты обычно включают много динамических аспектов (болезнь работников, задержку финансирования, срыв сроков, поломку оборудования и т. д.), что приводит к недостаточно высокой точности оценки стоимости.
Каждый проект имеет свою стоимость, при этом общая стоимость проектов из портфеля сводится в стоимость портфеля. Однако каждый проект может иметь свои статьи расходов и доходов, для интеграции в смету портфеля статьи должны быть унифицированы.
Под портфелем проектов понимается совокупность проектов, находящихся в компетенции одного центра ответственности (ИТ-проекты, инфраструктурные проекты, организационные проекты и т. д.). Часто такие проекты выполняются на общем пуле ресурсов, и результаты всех проектов портфеля находятся в компетенции одного центра ответственности.
После определения стоимости отдельных проектов необходимо установить стоимость портфеля:
• выделить прямые и косвенные расходы портфеля;
• установить, какие из прямых расходов относятся к каким проектам;
• установить правила распределения косвенных расходов на портфели проектов;
• установить правила распределения накладных расходов на проекты.
