При рапорте командиру полка представляются за подписью вновь вступившего командира роты: 1) сведения о численном и списочном составе роты с обозначением расхода людей по разным случаям; 2) список красноармейцев, заявивших жалобы, и 3) ведомость недостаткам и неисправностям по хозяйственной части, в случае обнаружения таковых, с отметками и объяснениями сдающего командира роты. По получении этих сведений помощник командира полка по хозяйственной части проверяет их по полковым документам и, в случае надобности, требует от сдающего командира роты объяснения, а также исправления замеченных упущений, и, по исполнении сего, докладывает командиру полка о результатах поверки. Об окончательной сдаче и приеме роты объявляется в приказе по полку.
Организация письмоводства и делопроизводства в войсках относится к вопросам административной техники — к искусству рационального управления канцелярским аппаратом (штабом) войсковой части.
Делопроизводство у нас до сих пор сохранило чуть ли не петровские формы, что особенно дает себя чувствовать в условиях пролетарской республики.
Поэтому естественно, что в этой области деятельность НОТ проявилась более интенсивно, вследствие чего по этим вопросам накопилось больше всего опыта, который уже систематизирован и на основании которого можно установить твердые и определенные правила по улучшению и рационализации делопроизводственного аппарата. НОТ это — система, стремящаяся осуществить планомерность и методичность в организации труда с целью достичь максимальной производительности на принципе экономии времени и труда.
По вопросам НОТ в делопроизводстве имеется достаточная литература, указания на которую даны в конце настоящей главы. Всякий военнослужащий, занимающийся канцелярским делом, должен ознакомиться с этой литературой, чтобы иметь возможность сознательно относиться к своей работе.
Основные идеи, положенные НОТ в основу организации и техники делопроизводства, сводятся к тому, чтобы: 1) дать правильную фиксацию всех обращений к учреждению и обратно; 2) дать возможность быстрого получения нужной справки и 3) механизировать порядок продвижения бумаг и контроль исполнения.
В виду этого НОТ указывает, что должно быть обращено внимание: 1) на общие условия работы, как, например, рациональное расположение комнат и столов для избежания излишнего хождения сотрудников канцелярии, устройство самих столов и стульев, уничтожение скопления посетителей у столов сотрудников, устранение шума, неправильного освещения и т. п. в рабочих помещениях; 2) на распределение работы и времени сотрудников; 3) на умелый подбор сотрудников, а равно и уменье использовать их по способностям; 4) на искусство составления бумаг, ведение переписки в целом и хранение бумаг.
Затем НОТ обращает внимание на наиболее совершенную форму делопроизводства — карточную систему.
Борьба за НОТ ведется и у нас в военном ведомстве; одним из ближайших примеров ее может служить приказ РВС СССР 1925 г. № 556, устанавливающий основные вехи в канцелярской работе.
(пр. РВС СССР 1924 г. №№ 156, 1175 и 1247; 1925 г. № 199; цирк. НКВМ 1924 г. № 98 и 1925 г. № 86).
В целях установления однообразия в ведении служебной переписки и сокращения ее, а также упорядочения канцелярского дела в войсковых частях, в военном ведомстве установлены правила для ведения переписки. Ими предусмотрены: 1) порядок составления и изложения служебных бумаг;
2) порядок постепенности сношений; 3) прием, движение, хранение и пересылка служебных бумаг и 4) организация делопроизводства в отдельной части и роте.
Вся переписка в военном ведомстве делится на: несекретную, секретную и совершенно секретную.
Вся служебная