Отчетность по продовольствию и фуражу ведется по следующим книгам: 1) по книге продовольствия, по которой учитывается и тара, 2) по книге фуражного довольствия, 3) по книжке чековых требований, 4) по приходо-расходной книге по хлебопечению, 5) по книге об отпуске хлеба и сухарей, 6) по аттестатам на продовольствие и фуражное довольствие, 7) по приходо-расходной тетради каптенармуса и приходо-расходной тетради фуража и 8) по книге учета недостач (пр. РВС СССР 1925 г. № 599 и цирк. НКВМ 1926 г. №№ 5, 186 и 189).
Материальное имущество. Все предметы материального довольствия отпускаются частям войск без требований со стороны их распоряжением соответствующих отделов Начальника снабжений округа по штатам и табелям.
Отпуск предметов вещевого довольствия производится из складов по нарядам управления Начальника снабжений округа, копии которых высылаются в часть. Последняя, получив уведомление от склада о высылке приемщика, командирует его, снабдив доверенностью на получение предметов довольствия. Назначенный для приема имущества получает его от смотрителя магазина, расписывается в наряде о количестве принятого, получает от склада накладную, укупорочные материалы, необходимое число рабочих, перевозочные средства для доставки имущества на станцию отправления и вагоны для погрузки. Отправка имущества по железным дорогам и водным путям может совершаться и без сопровождающего. По получении имущества часть высылает складу квитанцию в получении.
Прием вещей в части производится казначеем в присутствии лица, доставившего в полк имущество. Вещи принимаются по накладным. При недостаче вещей производится дознание.
О всех вещах и материалах, поступающих в полк из довольствующих учреждений или приобретаемых покупкою, отдается в приказе.
К первосрочным относятся предметы, которые должны храниться в цейхгаузе части в течение времени, равного их службе. Эти вещи разрешается выдавать в носку лишь в дни парадов и торжеств.
Второсрочными считаются предметы обмундирования и обуви, предназначенные для выдачи в ежедневную носку.
Рабочей одеждой считаются вещи, выслужившие табельные сроки и годные для дальнейшего использования в носке.
К предметам, имеющим два срока, относятся: шинель, шлем зимний, фуражка, суконная рубаха-френч, шаровары суконные, летняя рубаха и шаровары, кожаная обувь и обмотки. Перечисление из первого срока во второй, а также из второго срока в рабочую одежду, производится приказом по части. Началом исчисления сроков считаются — 1 октября (для зимнего плана) и 1 апреля (для летнего плана) (пр. РВСР 1922 г. №№ 474 и 1925; 1923 г. № 1594 и 1926 г. № 740).
Предметы материального довольствия хранятся в полковых кладовых порядком, указанным в особых инструкциях так, чтобы их можно было без затруднения проверить. Ключи от кладовой находятся у приходо-расходчиков, которые прикладывают к дверям свои печати. На предметы военно-хозяйственного снабжения при вкладывании их в кладовые накладываются клейма (пр. РВС СССР 1924 г. №№ 493, 1283, цирк. НКВМ 1926 г. № 127).
Злыми врагами кладовых являются сырость, моль и крысы, а потому надо принимать предупредительные меры: против сырости — отопление и вентиляцию, против моли — перетряхивание, выколачивание и пересыпку вещей пахучими веществами, а против крыс надо иметь плотный пол без дыр, которые следует тщательно заделывать.
Вообще, вещи надо возможно чаще перетряхивать, белье складывать по новым складкам, металлические вещи смазывать жирными веществами, а кожаные — особым смолистым веществом, для чего существуют специальные денежные отпуски (пр. РВС СССР 1926 г. №№ 323 и 529).
