По вложении бумаги в конверт она заносится в разносную книгу, где обозначается дата отправления, № пакета и кому последний адресован, после чего бумага сдается посыльному для отправки. По возвращении посыльного, разносившего пакеты, дежурный писарь принимает от него рассыльную книжку и проверяет, все ли пакеты переданы по назначению и имеются ли расписки в их получении (пр. РВС СССР 1925 г. №№ 199, 388, 762, 957, 1172; 1924 г. № 240; 1921 г. №№ 823, 1633, 1634, 2465; 1918 г. № 110; цирк. НКВМ 1924 г. № 78 и 1925 г. №№ 40, 86, 135, 162 и 163).
Хранение переписки производится следующим порядком: каждая исполненная бумага подшивается в соответствующее дело. Для дел заводятся обложки, по возможности различных цветов для отличия их по годам и категориям. На каждой обложке проставляется № дела, под которым оно занесено в опись, его название, дата и когда дело заведено. Дела, повторяющиеся из года в год, нумеруются всегда одним и тем же номером и начинаются с тех бумаг, которые получены 1 января, и заканчиваются бумагами, поступившими по 31 декабря. Всем делам ведется опись, в одном экземпляре, которая ежегодно возобновляется.
Законченные производством дела, книги и прочий отработанный материал составляют архивный фонд части (пр. РВС СССР 1924 г. №№ 1071, 1175 и 1247; 1925 г. № 761; 1922 г. № 1166; 1919 г. № 228; цирк. НКВМ 1924 г. №№ 78, 9; 1925 г. №№ 6, 35, 62, 75, 87, 113 и 143 и 1926 г. №№ 4, 30, 32, 47, 73 и 99). Он подразделяется на текущий и основной. Последним Считается материал, утративший значение для текущей работы; материал такого рода, по истечении сроков хранения его в войсковых частях, передается в актохранилище Центроархива. Ни одна бумага и ни один документ архивного фонда не могут быть уничтожены самой войсковой частью, и ответственность за целость архива возлагается на командира части, а также и на тех лиц, которые ведают архивом. Все законченные дела передаются в архив соответствующей части один раз в году, не позже 1 июля. Совершенно секретные материалы передаче в архив не подлежат. Для поверки сдаваемых в архив дел ежегодно, не позже 1 апреля, приказом по части назначается особая комиссия в составе трех лиц. При выступлении в военный поход архив сдается войсковыми частями, которые при этом руководствуются специальными указаниями в наставлениях для мобилизации.
Составление приказа лежит на обязанности начальника штаба (адъютанта) (пр. РВС СССР 1927 г. № 1; 1926 г. № 303; 1925 г. № 8, 900, 1175 и 1924 г. №№ 1523 и 1923 г. № 1447; 1922 г. № 1873; 1921 г. №№ 1137, 1431; 1919 г. № 1061; цирк. НКВМ 1925 г. №№ 99 и 170; 1926 г. №№ 19, 41, 100). В приказ ежедневно включаются: сведения о разводе, наряде на службу, о назначении занятий, объявление наград, благодарностей, взысканий, перемены в личном составе полка и соответствующие статьи по хозяйственной части, которые помещаются в конце строевых приказов. Проект приказа докладывается командиру части, который, по внесении в него поправок, подписывает приказ; последний, как подлинный экземпляр, хранится в канцелярии полка. Затем с него снимаются копии, которые рассылаются в роты (прил. 40).
