Предварительный (провизорный) баланс – бухгалтерский баланс, составляемый заранее на конец отчетного периода с учетом ожидаемых изменений в составе имущества предприятия. Основами такого баланса служат фактические бухгалтерские данные о состоянии активных и пассивных статей к моменту его составления и ожидаемые данные о хозяйственных операциях, которые будут совершены до окончания отчетного периода. Составление предварительного баланса имеет целью заранее установить финансовое положение предприятия, в котором оно окажется в конце отчетного периода.
Баланс-брутто (грубый) включает в себя регулирующие статьи, используется для научных исследований, совершенствования информационных функций баланса и др.
Баланс-нетто (чистый) – баланс, из которого исключены регулирующие статьи «Износ основных средств», «Износ нематериальных активов» и др. В современных условиях возросло значение баланса-нетто.
По данным баланса выявляются недостатки в работе и финансовом состоянии, а также их причины. С помощью баланса можно разработать мероприятия по их устранению.
Данные бухгалтерского баланса дают возможность контролировать правильность использования средств целевого назначения.
Организационную основу системы бухгалтерского учета на предприятиях и в организациях различных форм собственности составляет документация.
Документ подтверждает совершение хозяйственной операции и служит основанием для записей в учетные регистры.
Бухгалтерский документ – письменное доказательство, подтверждающее факт совершения хозяйственной операции или процесса, право на их совершение или устанавливающее материальную ответственность работников за доверенные им ценности.
Документ – носитель определенной информации, с помощью которого хозяйственные операции подвергаются первичной регистрации.
Документация – совокупность официально признанных документов, составленных по определенной форме и содержащих предусмотренную информацию.
Документация может быть бухгалтерской, технической, проектной, конструкторской, товарной и др.
Документооборот – процесс прохождения этих документов по различным каналам их продвижения, порядок их оформления, обработки согласно установленным правилам и нормам.
Документ состоит из реквизитов. Реквизитами документа называются необходимые данные и сведения, которые должен содержать документ, чтобы обладать юридической силой, служить основанием совершения операции.
Допускается вводить дополнительные реквизиты в зависимости от характера хозяйственной операции и системы обработки данных. С 1 января 1999 г. введены новые формы унифицированной документации (постановление Минфина от 18.06.1998 г. № 27н и Госкомстата РФ от 29.05.1998 г. № 57 а) по учету сельскохозяйственной продукции и сырья, труда и его оплаты, основных средств и нематериальных активов, работ в капитальном строительстве и др.
Требования к порядку оформления бухгалтерских документов для всех обязательны. Все хозяйственные операции должны оформляться в последовательности их совершения, тем самым обеспечивая сплошной непрерывный учет всех хозяйственно-экономических процессов и объектов учета, юридическое подтверждение бухгалтерских записей, которые делают на основании документов, имеющих доказательную силу, использование документов для различного вида контроля и руководства деятельностью организации.
Лица, создавшие и подписавшие документ, несут ответственность за своевременность и правильность его создания, соблюдение сроков передачи для отражения в бухгалтерском учете, достоверность информации, содержащейся в документе.
Общие требование для рациональной организации процесса документооборота:
1) быстрота и качество обработки всей исходной документации;
2) непрерывность движения документов по направлениям без задержек и скоплений на отдельных рабочих местах.
Для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета или отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка. Порядок и сроки проведения инвентаризации определяются руководителем организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.
Проведение инвентаризации обязательно:
1) при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
2) перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
3) при смене материально ответственных лиц;
4) при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
5) в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
6) при реорганизации или ликвидации организации;
