Учет потерь велся в частях действующей армии с начала боев. 28 июля (10 августа) 1914 года при Главном штабе было образовано «Особое делопроизводство по сбору и регистрации сведений о выбывших за смертью или за ранами, а также без вести пропавших воинских чинах, действующих против неприятельских армий». Туда поступали данные из штабов дивизий на передовой, визированные командованием полков, секретные и не предназначавшиеся для печати. Особое делопроизводство подсчитывало потери и в отдельной графе этих списков указывало, сколько нижних чинов в полку было убито, ранено либо скончалось от ран и пропало без вести. Например, из рядов 97-го пехотного Лифляндского полка 25-й пехотной дивизии 1-й армии в августе-сентябре 1914 года выбыло убитыми — 108, ранеными — 678, пропавшими без вести — 651, военнопленными — 8, а еще один воин умер от ран. Большое количество пропавших объясняется страшным примечанием
19 августа (1 сентября) 1914 года Управление главного врачебного инспектора при МВД разослало губернаторам циркуляр, предписывающий передавать в Особое делопроизводство списки раненых нижних чинов и офицеров, поступивших на лечение в госпитали, лазареты и иные медицинские учреждения вверенных им губерний. В списках требовалось указывать личные данные военнослужащих, включая сведения о месте их рождения. Отныне уездные по воинским делам присутствия дважды в неделю предоставляли информацию уполномоченным, в начале и середине каждого месяца уведомлявшим губернское присутствие. Правда, с декабря 1914 года согласно новому циркуляру МВД велся учет только умерших. Ну а итогом первоначального учета стали 77 «Именных списков раненых и больных офицерских и нижних чинов, помещенных в лечебных заведениях», изданных в Петрограде в 1914–1915 годах.
Параллельно из столичной «Военной типографии императрицы Екатерины Великой» выходили в свет номерные «Именные списки убитым, раненым и без вести пропавшим нижним чинам». Сегодня электронные копии их 2835 выпусков представлены в Интернете, но для неспециалистов пользоваться этим ценнейшим источником, как он есть, на поверку довольно сложно. Фамилии в списках распределялись по губерниям, и только, — составители не придерживались даже алфавитной последовательности. Убитые, раненые и пропавшие без вести тоже не разделены между собой. Упоминания о том, в какой части нес службу солдат, отсутствуют. Однако при всей своей хаотичности «Именные списки…» стали первым капитальным сводом данных о потерях Русской императорской армии в 1914–1916 годах, суммарно включающим в себя около 1,8 миллиона персоналий.