Ультиматум подписали представитель Ставки ВГК генерал-полковник артиллерии Воронов и командующий войсками Донского фронта генерал-лейтенант Рокоссовский.
Решили ультиматум отпечатать в двух экземплярах на русском и в двух – на немецком, подписать все четыре экземпляра, чтобы два экземпляра вручить утром 8 января на северном фасе Донского фронта, а два других оставить в резерве. Найти добровольцев для исполнения обязанностей парламентера, переводчика и трубача – все строго в соответствии с Гаагской конвенцией 1907 г.
Добровольцев оказалось немало. Парламентером был утвержден работник разведотдела штаба Донского фронта майор А. М. Смыслов, переводчиком – капитан Н. Д. Дятленко. Весь порядок действий парламентеров Рокоссовский и Воронов обдумали до мельчайших деталей. Начальник штаба фронта генерал Малинин, вооружившись международными законами и топографическими картами с нанесенной обстановкой, составил детальный план вручения ультиматума. Его суть заключалась в следующем: 8 января вечером войти в связь по радио с командованием окруженной группировки и предупредить его о высылке парламентеров в точно указанном участке фронта, в точно установленное время. Парламентеры с большим белым флагом подойдут к немецким проволочным заграждениям, имея при себе пакет особой важности от командования Красной Армии. Представитель Ставки ВГК и командующий Донским фронтом решили предложить на строго определенном участке фронта в определенные часы никаких боевых действий с обеих сторон не вести и огня не открывать. Кроме того, германскому командованию предлагалось выслать навстречу парламентерам своих уполномоченных офицеров. С участком, где будут действовать парламентеры, установить прямую связь, чтобы обо всех действиях можно было докладывать на командный пункт фронта. На этом участке необходимо вести тщательное наблюдение, а все огневые средства должны быть на всякий случай приведены в наивысшую боевую готовность.
Вечером 7 января и рано утром 8 января фронтовое радио несколько раз передало в штаб Паулюса сообщение о посылке парламентеров. Парламентеры майор А. М. Смыслов и капитан Н. Д. Дятленко в сопровождении трубача вышли из окопов с высоко поднятым белым флагом, прошли метров сто… Но вот раздались отдельные винтовочные выстрелы, затем короткие очереди из автоматов. Парламентеры залегли, пытались размахивать флагом, огонь не прекращался. Пришлось вернуться. Воронов доложил об этом в Ставку ВГК. Сначала оттуда поступило распоряжение: «Все прекратить», а вскоре было приказано еще раз послать парламентеров в новом направлении.
