31 октября 1771 г. издается сенатский указ «О присылке из всех присутственных мест списков о служащих и неслужащих дворянах по прилагаемой форме». В этом законодательном акте после указания на нерегулярную присылку в Герольдмейстерскую контору списков чиновников-дворян содержится требование прислать в 1772 г. ведомости как о служащих, так и об уволенных от службы дворянах. Причем формуляр ведомости о неслужащих дворянах был значительно менее подробным, чем формуляр ведомости о дворянах-чиновниках. Кроме того, сведения о служащих дворянах должны были включаться в полугодовые послужные списки.
Эти сведения нужны были Герольдмейстерской конторе для составления списков служащих и неслужащих дворян. Однако, несмотря на ранее принятые меры, такие списки Герольдмейстерская контора не составила. Об этом свидетельствует то, что ведомости, которые должны были быть присланы по указу от 31 октября 1771 г. в 1772 г., рассматривались как основа составления списков. Последние затем будут постоянно уточняться и дополняться посредством ежегодных известий о дворянах, «которые получили повышение чинов или умерли, или родились, или женились, и на ком», и полугодовых послужных списков о служащих дворянах.
Вместе с указом был опубликован формуляр полугодовых послужных списков, который предусматривал, так же как и формуляр, прилагавшийся к указу от 31 января 1764 г., девять граф. В них в основном должны были содержаться те же самые сведения, что и в послужных списках 1764 г. Правда, в новом формуляре отдельные графы прежнего формуляра были объединены и, кроме того, добавились две графы, а именно: «много ли раз в нынешнем чину был в отпусках»; «кто дети и где обретаются». В графе о владении крестьянами отныне надо было указывать название не только уезда, но и селения. Дополнения должны были упорядочить чинопроизводство и усилить контроль над социальным составом чиновничества.
С развитием учета чиновников-дворян определенным образом связан и сенатский указ от 28 сентября 1782 г. «О распространении силы статута ордена Св. Владимира на заслуги, по издании онаго оказанныя; о выборе кандидатов для составления Думы сего ордена и о составлении обстоятельных росписей об отличиях, в 12 статье статута упоминаемых». В этом указе говорилось о порядке награждения чиновников орденом св. Владимира, в числе прочего и о том, не следует ли «потребовать вновь, в следствие статута, о всех отличившихся сведения», так как в «послужных списках ничего больше не показывается, как способность и достоинство». Было принято решение, что «имеющиеся списки и каждого места или члена онаго сведения о служащих могут быть достаточны <…> к выбору». Таким образом, на послужные списки чиновников возлагалась еще одна функция. Правда, надо отметить, что были случаи, когда с мест присылались специальные ведомости на чиновников, представляемых к награждению орденом cв. Владимира.
Законодательное регулирование учета служащих государственных учреждений было продолжено изданием 31 марта 1788 г. сенатского указа «О доставлении из всех присутственных мест в Герольдию ежегодно в августе месяце формулярных списков о всех чинах, состоящих в классах, и о приложении оных при каждом представлении к определению в должности и к награждению чинами». Этот законодательный акт содержит указание на то, что принятые ранее меры по учету чиновников-дворян дали свои результаты и Герольдмейстерская контора имеет список «находящимся в штатской службе чинам первых осьми классов». В то же время отмечалось, что Герольдмейстерская контора часто не получает из некоторых наместничеств сведений о зависящих от местных властей перемещениях чиновников. Для улучшения учета движения чиновничества признавалось необходимым, чтобы «как из наместничеств, так и из прочих департаментов штатской службы присылаемы были в Герольдию в августе месяце каждого года списки». Одна из целей составления таких списков заключалась в том, «что при случающемся избрании кандидатов на председательские места и при определении в другие должности удобнее сохранить порядок». Этим указом в очередной раз подтверждалась необходимость при представлении к определению на должность и к награждению чинами прилагать послужные списки.
Формуляр, прилагавшийся к указу от 31 марта 1788 г., совпадал с формуляром, введенным указом от 31 октября 1771 г., кроме того, что была исключена графа «на ком женат, кто дети и где обретаются» и добавлены две новые графы: о том, кто получил при отставке чины, и о том, достоин ли чиновник награждения орденом св. Владимира.
