Из этих изменений формуляра видно, что он постоянно приводился в соответствие с порядком чинопроизводства и прохождения службы чиновниками. Например, добавление графы об отставке соответствовало многочисленным законодательным мерам, проводившимся в это время, чтобы исключить злоупотребления при получении чинов при отставке и обеспечить преимущество при прохождении службы и чинопроизводстве действительно служащим чиновникам, особенно дворянам. Для обеспечения преимуществ действительно служащих чиновников была введена графа об отпусках.
Хотя указ от 31 марта 1788 г. и упорядочивал учет чиновничества в числе прочих и в целях чинопроизводства, но в указе Сената от 16 декабря 1790 г. «О правилах производства в статские чины» содержится требование при рассмотрении в общем собрании Сената вопросов чинопроизводства опираться на «взнесенные от генерал-губернаторов, правящих ту должность и прочих мест и чинов, право к сему имеющих, удостоение по губерниям по порядку одна за другою», т. е., по сути, этот указ вводил еще одну форму учета движения чиновничества.
Таким образом, в 60–80‑е годы XVIII в. в основных чертах сложилась система учета чиновничества, в первую очередь чиновников-дворян. Дополнительные меры для учета этой категории чиновников вводились сенатским указом от 15 июня 1794 г. «О доставлении в Герольдию послужных списков о чиновниках первых осьми классов, по прилагаемой форме». Необходимо отметить, что форма учета чиновников, вводившаяся этим указом, дополняла уже существующие формы, о чем свидетельствовало указание на то, что новая форма учета не заменяла «списки о всех чинах, состоящих в классах», вводившиеся указом от 31 марта 1788 г. Вводимые этим указом послужные списки чиновников первых восьми классов предусматривали раздельный учет «служащих от короны и по выбору дворян», что соответствовало указу от 31 марта 1788 г. Формуляр «списка о чиновниках первых осьми классов» хотя и состоял всего из пяти граф, но по содержанию практически совпадал с формуляром «списка о всех чинах, состоящих в классах».
Завершал формирование системы учета чиновничества в XVIII в. сенатский указ от 15 марта 1798 г. «О присылке в Герольдию ежегодно к 1 октября послужных списков о классных чиновниках», который, по сути дела, не вносил уже ничего нового, а лишь подтверждал необходимость присылки в Герольдмейстерскую контору послужных списков, что было нужно, как подчеркивалось в указе, для успешного выполнения ее функции по учету чиновничества. Иными словами, в 60–90‑е годы XVIII в. сложился формуляр послужного списка чиновников.
Некоторые изменения в этот формуляр внес указ Сената от 16 июля 1849 г. Новый формуляр включал 15 граф:
1) чин, имя, отчество, фамилия, должность, лета от роду, вероисповедание, знаки отличия и получаемое содержание;
2) из какого звания происходит (сословное происхождение);
3–6) есть ли имение (отдельно учитывалось родовое и благоприобретенное имение у него самого, у родителей или жены);
7–9) где получил воспитание и окончил ли в заведении полный курс наук, когда в службу вступил, какими чинами, в каких должностях и где проходил оную; не было ль каких особенных по службе деяний или отличий; не был ли особенно, кроме чинов, чем награжден и в какое время; сверх того, если, находясь под судом или следствием, был оправдан и признан невиновным, то когда и за что именно был предан суду и чем дело кончено (с указанием точных дат);
10) был ли в походах против неприятеля и в самих сражениях и когда именно;
11) был ли в штрафах, под следствием и судом; когда и за что именно предан суду; когда и чем дело кончено;
12) к продолжению статской службы способен и повышения чином достоин ли; если же нет, то по каким причинам;
13) был ли в отпусках, когда, на сколько именно времени; являлся ли на срок и если просрочил, то когда именно явился и была ли причина просрочки признана уважительной;
14) был ли в отставке с награждением чина или без оного, когда и с которого по какое именно время;
15) холост или женат, на ком, имеет ли детей, кого именно; год, месяц и число рождения детей; где они находятся и какого вероисповедания.
Указом Государственного совета от 25 мая 1864 г. из послужного списка была исключена 12‑я графа, в которой фиксировалась аттестация чиновника начальством.
