Ревизский, административно-полицейский и церковный учет охватывал значительную часть населения, но государство было заинтересовано и в учете отдельных групп подданных, в частности чиновничества, которое непосредственно исполняло управленческие функции. Поскольку в интересы государства входило и сохранение социального состава (по признаку происхождения) чиновничества, а значит, и целенаправленное влияние на него, то учет чиновничества довольно быстро перерос в статистическую систему. Именно этот аспект наиболее показателен в качестве иллюстрации общей тенденции эволюции учетной документации.
Первые попытки правительства ввести регулярный и систематический учет чиновничества при помощи формулярных списков относятся к 1764 г. Формулярным спискам чиновников предшествовали аттестаты и описания службы, необходимость которых при представлении чиновника к награждению чином или при отставке фиксировалась в указах от 3 марта 1763 г. «О имении гражданским чиновникам, представляемым к отставке или к награждению чинами, аттестатов о беспорочной их службе» и от 10 марта 1763 г. «О подробном описании службы чиновников, представляемых к награждению на Высочайшее усмотрение». Но эти документы предоставлялись не регулярно, а только в связи с отставкой или награждением чином отдельных чиновников.
Вопрос о присылке формулярных списков рассматривался Сенатом 7 января 1764 г. Ссылаясь на ранее принятые решения не представлять чиновников в отставку и к награждению их чинами без аттестата «от надлежащих мест о верной и беспорочной службе» и констатируя тот факт, что «в Сенате и в Герольдии о многих находящихся в статской службе, кто какими чинами происходил и каким образом службу свою продолжал, известия нет», Сенат приказал всем присутственным местам немедленно прислать сведения о состоящих в их ведомстве чинах и впредь присылать в Правительствующий сенат через каждые полгода списки служащих. На основе этого решения Сената был издан указ от 31 января 1764 г. «О присылке в Сенат из всех присутственных мест послужных списков чиновников через каждые полгода по приложенной форме». Форма учета имела следующие графы: 1) чины и имена; 2) сколько от роду лет; 3) из каких чинов и сколько имеет за собою мужеска пола душ людей и крестьян и в которых уездах; 4) вступление в службу; 5) какими чинами и когда происходили; 6) кто в походах и у дела против неприятеля был или не был; 7) кто был в фергерах, кригсрехтах и штрафах и подозрениях; 8) к продолжению статской службы за чем кто не способен; 9) к повышению чинами достоин или недостоин и за чем. Формуляр 1764 г. стал основой почти всех форм учета чиновничества, возникавших с 60‑х годов XVIII в.
После издания указа от 31 января 1764 г. были приняты как законодательные, так и организационные меры к его реализации. В частности, этот вопрос рассматривался на заседании Сената 10 марта 1764 г. В протоколе заседания введение новых учетных форм обусловливалось необходимостью упорядочить чинопроизводство, еще раз говорилось о недопустимости представления в отставку или к награждению чинами без аттестата о службе. Для проведения в жизнь этого и предыдущих решений Сенат постановил во всех учреждениях иметь журналы, в которых отмечать не только вступление на службу чиновника и его социальное происхождение, как раньше, но и то, «с каким кто достоинством и особливою заслугою или же, напротив того, пороком и погрешностию службу свою производил, также и за что, когда и как награжден, исправляем или наказан был». Судя по содержанию дополнений, вносимых этим решением, целью их было приведение формы журналов учета чиновников в соответствие с формой послужных списков, вводимых указом от 31 января 1764 г.
Второй пункт данного решения Сената устанавливал порядок, по которому не только чинопроизводство и назначение на более высокую должность, но и переход из одного учреждения в другое или с одной должности на другую не допускались без «уведомления из тех журналов о бытности и службе» чиновника на прежнем месте.
Третий пункт этого решения подтверждал необходимость таких свидетельств при производстве в чин «по надобности службы, по старшинству, по особливому достоинству» и при отставке и устанавливал порядок, по которому свидетельством о прохождении службы могли быть «особливые персональные аттестаты от главных командиров, под чьими повелениями где, кто и когда находился». На основании этого решения Сената 16 марта 1764 г. был принят указ.
