Предлагаю несколько советов, которые можно использовать по отдельности или комбинируя их.
• Сохраняйте спокойствие и сосредоточенность – используйте процесс SCOPE.
• Напомните цели собрания и временны`е рамки.
• Обсуждайте каждую тему по отдельности – и отмечайте все вопросы, которые возникают по ходу обсуждения, чтобы вернуться к ним позже.
• Предложите высказать новую точку зрения.
• Попросите соблюдать тишину в течение двух минут – в принудительном порядке.
• Сделайте перерыв, точно указав время, когда собрание продолжится.
• Четко сформулируйте основные правила и принципы обсуждения.
• Отложите спорный вопрос на потом – возможно, даже на другое собрание.
• Переговорите лично с одним-двумя ключевыми участниками дискуссии.
• Извинитесь, что ситуация вышла из-под контроля, и попросите всех помочь навести порядок и двигаться дальше (это скрытый упрек и просьба о поддержке, обращенная к тем, кто не одобряет поведение некоторых участников).
Одним глазом следите за временем, а другим – за ходом обсуждения. Здравый смысл подскажет вам, когда наступит время для того, чтобы завершить обсуждение и принять решение. Теперь пора вам тоже внести свой вклад – резюмировать сказанное и либо сформулировать решение, принятое в ходе обсуждения, либо принять решение самостоятельно, если вы обладаете соответствующим авторитетом.
В конце собрания резюмируйте ключевые моменты обсуждения, включая расхождение во мнениях. Затем напомните об обязательствах, которые берет на себя каждый участник. Сообщите, что будет дальше, после собрания. Три принципа завершения: подытожить договоренности; действия / распределение обязанностей; последующие действия – то есть о чем мы договорились, что нужно сделать и кто это сделает и что потом.
1. С самого начала собрания сформулируйте результаты, к которым вы стремитесь в идеале, а также критерии успеха.
Этим могут заняться координатор или сами участники.
2. Сформулируйте четкую повестку дня.
Все должны знать план, которому вы будете следовать, и как он согласуется с целями собрания.
3. Проследите за тем, чтобы у каждого участника была возможность высказаться.
Особенно это касается тихих, скромных людей, у которых множество идей, но они стесняются поделиться ими. Зачастую именно их мнение приносит больше всего пользы.
4. Сформулируйте противоположную точку зрения.
Это необходимо, чтобы проверить обоснованность всех данных и аргументов, предложенных во время обсуждения.
5. В завершение используйте три принципа, обозначенные выше.
Напомните обо всех принятых договоренностях и соглашениях, напомните о запланированных действиях и распределении обязанностей, а также о последующих мероприятиях.
После собрания отправьте всем участникам письменное резюме всех договоренностей и решений, принятых на собрании, а также перечень запланированных действий и старательно выполняйте свои обязательства, подавая пример остальным.
