Studer Group – американская консалтинговая компания в сфере здравоохранения. В 2006 году она опубликовала результаты исследования собраний, которые проводятся в больницах и считаются эффективным методом развития всех организаций.
В течение четырех недель три больницы, участвовавшие в исследовании, собирали данные о типах собраний, их продолжительности и количестве присутствующих. Менеджеры и участники собраний также оценивали пользу и эффективность каждого собрания.
Затем менеджеры прошли тренинг, посвященный эффективному проведению собраний. После тренинга больницы снова собирали те же самые данные в течение четырех недель. В итоге количество собраний сократилось на 21 %, что привело к огромной экономии времени. И менеджеры, и участники собраний также отметили, что собрания стали намного полезнее и эффективнее.
Быть председателем или организатором собрания – важная роль, с которой вы должны справиться блестяще, если хотите с пользой потратить свое время и время других людей. Вы хотите, чтобы вас слушали, но на самом деле успешные председатели и организаторы говорят крайне мало. Однако важно, что они делают и как они говорят то немногое, что нужно сказать.
Мы рассмотрим три этапа: подготовка, проведение собрания и обратная связь, но для каждого этапа самое важное – не забывать о цели. Каких результатов вы хотите достичь? И, учитывая это, какой из четырех типов полезных собраний вы выберете?
Прежде всего, надо решить, какова цель собрания. Без полноценного ответа на этот вопрос ваше собрание будет бессмысленным и бестолковым, и его лучше отменить. Даже если есть веская причина для собрания, подумайте: «Нам действительно нужно встретиться?». Возможно, есть более эффективный метод обсуждения вопроса? Например, можно раздать информацию, поговорить с людьми индивидуально или распределить задания между людьми.
Если вы решили, что все-таки стоит провести собрание, то список действий, предложенный ниже, поможет вам эффективно подготовиться.
