Сформулируйте четкие цели собрания.
Ограничьтесь несколькими целями, причем они должны быть взаимосвязаны. Если нужно провести две встречи с одними и теми же людьми, запланируйте две встречи одну за другой с перерывом между ними, вместо того чтобы устраивать одно длинное собрание с большой повесткой дня.
Выберите, проконсультируйте и пригласите участников.
Кто должен участвовать в собрании, чтобы выполнить поставленные цели? Не приглашайте людей по неверным причинам: чтобы не ранить их чувств, чтобы не оскорбить их достоинство или потому что вам кажется, что вы обязаны их пригласить. Какой вклад они внесут в обсуждение? Поговорите с ними, прежде чем составить повестку дня и список участников. Отправьте приглашения заранее, чтобы люди успели подготовиться.
Повестка дня.
Обдумайте серию обсуждений, направленных на достижение всех поставленных целей. Обдумайте их последовательность, продолжительность и организационные моменты. Запланируйте перерывы, чтобы усталость не повлияла на эффективность собрания.
Подготовительная работа.
Запланируйте, что вам и другим участникам собрания нужно сделать перед встречей. Составьте список справочных материалов и требований и подчеркните, что подготовка к собранию – важная часть собрания. При необходимости поговорите с людьми перед собранием, чтобы убедиться, что вам удалось заложить надежное основание для эффективного обсуждения, однако не приступайте к принятию решения до начала собрания.
Обдумайте дату, место и условия.
Когда лучше всего провести собрание? Если ваша организация работает по календарю, который позволяет автоматически запланировать подходящее время, воспользуйтесь этим. Обдумайте, в какое время дня провести собрание и насколько это сообразуется с обязанностями и внутренним распорядком дня участников. Подумайте, где провести собрание. Если есть выбор, подумайте, какой формат комнаты больше подойдет для тех типов обсуждения, которые вы предполагаете использовать. Например, обсуждение новых идей и отношений предполагает менее формальную обстановку, чем обсуждение возможностей и действий. Возможно, вам понадобится оборудование: например, визуальные средства, флип-чарты, или придется использовать коммуникационные технологии. Наконец, подумайте, будут ли у вас закуски и напитки. Без угощения собрание закончится быстрее, но угощение помогает участникам расслабиться и создает неформальную обстановку. Свежая вода должна быть всегда под рукой.
Раздайте повестку дня.
Распечатайте повестку дня со всей информацией и раздайте людям заранее, чтобы дать им возможность подготовиться. Включите дополнительный материал (или ссылки на него). Можно скачать образцы моей повестки дня, основанной на этих принципах: www.speaksopeoplelisten.co.uk
