10.1. Управленческая информация
С позиций науки об общих законах управления – кибернетики – менеджмент, как и всякое управление, представляет собой
целенаправленную переработку информации:информация о состоянии объекта управления, попав в орган управления, преобразуется в нем в командную информацию. Командная информация, представляющая решение менеджера, составляет основу менеджмента. Таким образом, информация является исходным и конечным материалом, над которым работает менеджер. От наличия, качества и своевременности поступления этого материала во многом зависит успех менеджмента.
Что же такое информация?
Информация– это осмысленные, упорядоченные данные, сведения об определенном событии, факте, явлении или ситуации.
Событие –то, что произошло (не обязательно достоверно) или могло произойти.
Факт –то, что действительно произошло.
Явление –событие, в котором обнаруживается сущность чего-нибудь.
Ситуация –совокупность обстоятельств, обстановка.
Иногда информацию ошибочно отождествляют с данными. Главное различие здесь в том, что информация – это не просто данные, а нечто большее: осмысленные, упорядоченные сведения. Например, вывешенные на витрине банка курсы иностранных валют представляют для прохожего не более чем набор данных – ни о чем не говорящих цифр. Для человека же, который собирается обменять свои деньги и осмысливает увиденные цифры, – это ценная информация, на основании которой он может принять то или иное решение.
Управленческая информация должна обладать следующими
качествами:достоверностью, полнотой, своевременностью, доступностью, реализуемостью.
Требование
достоверностиозначает, что получаемая информация должна быть истинной, хорошо обоснованной, полученной из надежного источника, точной.
Полнотаинформации определяется ее достаточностью, подробностью, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений.
Своевременностьинформации означает, что она должна быть получена и реализована тогда, когда это необходимо для управления.
Доступностьинформации характеризуется возможностью ее получения, понятностью для менеджера, соответствием принятым стандартам и обозначениям.
Реализуемостьинформации говорит о возможности ее практического использования в действительных ситуациях.
Ведя информационную работу, менеджер должен четко представлять ответы на следующие вопросы:
– какая нужна информация;
– к какому сроку нужна информация;
– как будет использоваться информация;
– кто будет получателем и пользователем информации;
– где данная информация может быть получена;
– какие аппаратные, программные и организационные средства нужны для получения информации;
– каков «механизм» сбора и обработки информации;
– в какой форме информация должна быть представлена;
– какова стоимость этой информации.
Главными
объектами информационного обеспеченияявляются управленческие подразделения организации, осуществляющие основные функции менеджмента:
– прогнозирование и планирование;
– организацию работы;
– координацию и регулирование;
– активизацию и стимулирование;
– учет, контроль и анализ деятельности.
В зависимости от характера и направлений реализации всю необходимую для менеджмента информацию можно условно разделить на следующие
виды:ознакомительная, справочная, целевая, ситуационная, расчетная, учетная, контрольная, аналитическая, планирующая, руководящая.
Ознакомительная информацияслужит для сообщения сведений общего характера. Получение ее не влечет за собой принятия каких-либо немедленных мер. Например, это могут быть данные о политической ситуации, уровне жизни населения и т. п.
Справочная информациятакже не требует непосредственной реакции менеджера. От ознакомительной она отличается большей структурированностью и конкретикой. Скажем, справочник по черным металлам или по результатам последней переписи населения, правовые акты и т. п.
Целевая информацияориентирована на решение вполне определенных управленческих задач и требует соответствующей реакции менеджера. Например, информация о падении цен или о сбоях в поступлении электроэнергии. В ряде случаев реакция менеджера на такую информацию может быть заранее предусмотрена, например, при сообщении о пожаре, выходе техники из строя и т. п.
Ситуационная информацияопределяется обстановкой, в которой действует организация. Примерами такой информации могут служить сведения, необходимые организации для заключения сделки, выхода на новый рынок, подготовки к годовому отчету.
Расчетная информациянеобходима для осуществления определенных вычислений. Например, для определения показателей работы предприятия, проведения кредитных операций и т. д.
