Потребление информациипредусматривает облечение ее в необходимую форму, приведение к виду, удобному для использования, осуществление реализации информации путем выработки управленческих решений.
Важным направлением коммуникационной деятельности организации является
деловое общение.Под деловым общением понимается организация в интересах дела взаимодействия между людьми внутри организации и вне ее, включающая передачу и прием информации и ее восприятие участниками.
Основными
формами делового общенияявляются деловые разговоры, деловые беседы, деловые совещания, деловые переговоры, симпозиумы, семинары, паблик рилейшнз (связи с общественностью), презентации.
Деловой разговор– это речевой контакт. Он может осуществляться при непосредственном общении, а также с помощью технических средств: телефона, радио, видеотехники, компьютеров. Деловой разговор предполагает обмен его участниками информацией по поводу конкретной управленческой ситуации. В таком разговоре имеет место обращение или запрос одной из сторон контакта, содержащий просьбу о предоставлении информации, а также ответ запрашиваемой стороны, содержащий необходимые сведения либо утверждение об их отсутствии. Целью делового разговора обычно является достижение определенной договоренности по рассматриваемым вопросам, принятие соответствующих решений, проведение согласованных действий.
Целью делового разговора обычно является достижение определенной договоренности по рассматриваемым вопросам, принятие соответствующих решений, проведение согласованных действий.
Деловая беседапредполагает более продолжительный по сравнению с деловым разговором контакт участников для обсуждения заранее запланированных проблем. Беседа, как правило, предполагает непосредственный контакт участников. Беседа может проходить в форме монолога (один говорит, остальные слушают), в форме диалога (двое говорят по очереди), а также в форме многостороннего делового общения. Беседа имеет целью проанализировать возникшую проблему или ситуацию, прозондировать настроение подчиненных, партнеров или потребителей, выработать предложения для взаимоприемлемых решений. Беседа требует тщательной подготовки, включающей определенные места ее проведения, состава участников, регламента, постановку вопросов, а также уточнение требуемого результата.
Деловое совещаниев отличие от беседы обычно носит официальный характер. Совещание может проводиться как при непосредственном контакте, так и при его отсутствии (диспетчерское совещание, электронная конференция и т. п.). Основной целью совещания является коллективная подготовка управленческих решений по всему кругу управленческих задач: планированию, организации работы, изменению структуры организации, методам стимулирования, результатам контроля и учета, устранению недостатков. Совещание может быть также нацелено на решение экономических, финансовых, маркетинговых проблем. Оно тщательно готовится. При этом устанавливается время его проведения, регламент, состав участников, повестка дня. Обычно готовится проект решения совещания.
Деловые переговоры–это особая, специфическая форма совещания, отличающаяся следующими признаками:
– переговоры ведутся двумя или более сторонами, каждая из которых имеет свои интересы;
– целью переговоров является приемлемое для сторон согласование интересов;
– результат переговоров документально фиксируется в договоре сторон (контракте).
Типичным примером коммерческого договора является договор купли-продажи. В коммерческой практике договор купли-продажи обычно называют
контрактом.
В контракте должны содержаться следующие данные:
– наименование товара (оно составляет предмет договора купли-продажи);
– количество товара (оно составляет размер поставки);
– качество товара (должны быть предусмотрены способы его определения);
– цена товара (должна быть показана как цена единицы товара, так и его общая стоимость);
– условия платежа (так называемый базис поставки, о котором будет рассказано ниже);
– общая сумма контракта;
– условия платежа (указывается форма оплаты и требуемые для этого документы);
– срок поставки;
– упаковка и маркировка;
– приемка-сдача товара (описывается процедура приемки (сдачи) товара);
– гарантии поставки и санкции (наказания) в случае нарушения ее условий;
– рекламации (устанавливается порядок предъявления претензий по поставке);
– порядок разрешения споров (арбитраж);
– форс-мажор (устанавливается порядок действий сторон в случае чрезвычайных обстоятельств: пожара, стихийных бедствий (землетрясения, наводнения, извержения вулкана и т. п.), войн и военных действий, блокады и др.);
– условия транспортировки товара;
– адреса сторон;
– подписи сторон.
