Помолена съм да ви уведомя за новите разпоредби относно служебните фондове. Приложената бележка е нова подглава на Процедурната инструкция на ООКИК на мястото на старата подглава, озаалабена МАТЕРИАЛНИ АКТИВИ/КАЛИФОРНИЯ/ ЛОС АНЖЕЛИС/ СГРАДИ/СЛУЖЕБНА ПЛОЩ/ ФИЗИЧЕСКИ РАЗПОРЕДБИ ЗА ПЛАНИРАНЕТО/ ВЪВЕЖДАНЕ НА РАБОТЕЩИТЕ/ ГРУПОВИ ДЕЙНОСТИ.
Старата подглава категорично забраняваше използването на служебното пространство за създаването на „фондове“ от всякакъв вид, независимо дали постоянни (напр. за кафе) или еднократни (напр. за отпразнуване на рождени дни).
Тази забрана все още важи, но сега за всяка служба се въвежда едно-единствено, еднократно изключение с цел обединена стратегия за ползване на тоалетната хартия.
За да ви запозная, позволете ми да направя няколко общи забележки по темата. Проблемът с разпределянето на тоалетната хартия сред служителите сам по себе си отправя предизвикателства към всяка офис мениджмънт система, които се дължат на непредсказуемостта, присъща на ползването й. Не всяка трансакция за ползване на помещението изисква употребата на тоалетна хартия, а когато тя се употребява, нужното количество (броят квадрати) варира в доста широки граници в зависимост от лицето, както и за всяко едно лице — от една трансакция до следващата. Тук дори не вземаме под внимание употребата понякога на тоалетната хартия за непредвидени/творчески цели, като например прилагане/отстраняване на козметика, манипулиране на разлети напитки и т.н. По тази причина, вместо да се опитваме да опаковаме тоалетната хартия в малки пакети за по една трансакция (както например е с влажните кърпички), което в някои случаи би довело до разхищение, а в други — до ограничения, традиционно този продукт се разфасова в големи единици за дистрибуция, чийто размер надхвърля максималното количество откъслеци, което отделният индивид евентуално би използвал в една отделна трансакция (освен при форсмажорни обстоятелства.) Това намалява до минимум броя на трансакциите, в която единицата за дистрибуция се изчерпва (рулото свършва) по време на една отделна трансакция — ситуация, която може да доведе до емоционален стрес за засегнатия служител. Ала действително фактът, че единицата за дистрибуция е доста обемна и трябва да се използва нееднократно от определен брой различни индивиди, за да се избегне разхищение, отправя предизвикателства към мениджъра.
От навлизането във фаза XVII на Програмата за икономии насам на служителите се позволява да си носят собствена тоалетна хартия от къщи. Този подход е донякъде тромав и излишен, тъй като всеки работник обикновено си носи руло.
Някои служби се опитаха да посрещнат това предизвикателство с учредяването на фондове „тоалетна хартия“.
Без да обобщаваме прекалено, можем да посочим, че присъща и неизменна черта на всеки фонд „тоалетна хартия“, прилаган на ниво служба, във всяка среда (т.е. сграда) в която помещенията за облекчаване се разпределят на база етаж (т.е. където няколко служби споделят едно сервизно помещение) е, че в границите на отделната служба трябва да се обезпечава временното инсталиране на единици за дистрибуция на тоалетна хартия (т.е. рула). Това произтича от факта, че ако ЕДТХ (рулата) се инсталират в неактивно състояние извън обсега на контролиращата служба (т.е. службата, колективно закупила ЕДТХ) — т.е. ако ЕДТХ са складирани, например, в преддверието на помещението, в което се използват по предназначение, или в самото помещение, те ще бъдат подложени на дребни кражби и „гепване“ от страна на консумиращи ги неоторизирани лица или като част от съзнателен опит за кражба, или в резултат на чисто недоразумение, т.е. убеждение, че ЕДТХ се осигуряват безплатно от действащата служба (в случая Правителството на Съединените Щати), или в резултат на нужда, както в случай с разлята напитка, заплашваща чувствителните електронни уреди, поради което се налага ситуацията да бъде незабавно овладяна. Този факт е накарал определени служби (които няма да спомена — хора, вие си се знаете кои сте) да създадат импровизирани депа за ЕДТХ, служещи също така и като пунктове за събиране на дарения за фонда. Обикновено тези депа са под формата на маса близо до вратата, най-близко до помещението, върху която са струпани или подредени по друг начин ЕДТХ, заедно с купа или някакъв друг съд, в който участниците да оставят даренията си, и в най-типичния случай с табела или друго привличащо вниманието средство (като например плюшено животинче или рисунка) с молба за дарения. Един бърз поглед върху актуалните разпоредби ще покаже, че разполагането на подобна изложба/депо нарушава процедурната инструкция. Ала в интерес на хигиената, морала и колективния дух на служителите моите началници се съгласиха да направят еднократно изключение от разпоредбите за тази цел.
Както е с всяка част на процедурната инструкция, стара или нова, ваша отговорност е да бъдете идеално запознати с този материал. Предвиденото време за изчитане на този документ е 15,62 минути (и не си мислете, че няма да проверим). Моля, отбележете основните указания в този документ, както следва:
1) Депата/изложения на ЕДТХ вече са разрешени — на експериментална основа. Новата политика ще бъде огласена след шест месеца.
2) Те трябва да бъдат управлявани на доброволен принцип тип „фонд“, както е описан в подглавата за служителските фондове. (Забележка: Това означава осчетоводяване и изчисляване на всички финансови трансакции).
3) ЕДТХ трябва да се внасят от служителите (не да се получават по пощата) и за тях важат всички обичайни разпоредби за претърсване и конфискация.
4) Забранено е използването на ароматизирани ЕДТХ, тъй като те могат да предизвикат алергични реакции, хрипове и т.н. у някои лица.
5) Даренията за фонда в брой, както при всички парични трансакции в рамките на Правителството на Съединените щати, трябва да бъдат в официалната валута на Съединените щати — никакви йени или хонконгски долари!
Естествено, това би довело до проблем със задръстването, ако хората се опитват да използват кофата за дарения като кошче за боклук за пачки стари банкноти от по билион и трилион долара. Хората от „Сгради и Площи“ се тревожат от проблема с изхвърлянето на отпадъците и потенциалната заплаха от пожар, която може да възникне при натрупването на големи купчини банкноти от по билион и трилион долара. Поради това ключов елемент на новите разпоредби е, че кофата за дарения трябва да се изпразва всекидневно — и по-често, ако проличи, че се развива ситуация на прекомерно натрупване.
В този ред на мисли, хората от „С и П“ биха желали също и да ви изтъкна, че мнозина от вас разполагат с излишна щатска валута, от която желаете да се отървете, или пък са се опитвали да убият с един куршум два заека, като използват стари еднобилионови банкноти като тоалетна хартия. Макар и творчески, този подход притежава два недостатъка:
1) Задръства канализацията, и
2) Представлява акт на неуважение към националната валута на САЩ, което е федерално престъпление.
НЕ ГО ПРАВЕТЕ.
Вместо това, присъединете се към вашия служебен фонд за набиране на средства за тоалетна хартия. Лесно, хигиенично и законно.
Весело набиране на фондове!
