Схематично систему взаимодействия субъектов персонифицированного учета можно представить следующим образом.
На каждое застрахованное лицо, зарегистрированное в системе ОПС, в Пенсионном фонде открывается индивидуальный лицевой счет. Застрахованным лицам выдаются страховые свидетельства, которые подтверждают факт регистрации в системе ОПС.
Если работник, на которого распространяется обязательное пенсионное страхование, не зарегистрирован в ПФР, страхователь обязан его зарегистрировать. Для этого на работника составляется анкета застрахованного лица.
Ежегодно страхователь подает в территориальный орган Пенсионного фонда индивидуальные сведения о страховом стаже и страховых взносах, начисленных и уплаченных за каждое застрахованное лицо.
Территориальное отделение ПФР разносит эти сведения в индивидуальные лицевые счета и информирует об их состоянии застрахованных лиц.
В системе обязательного пенсионного страхования индивидуальный (персонифицированный) учет строится на принципах:
1) единства и федерального характера обязательного пенсионного страхования в РФ;
2) всеобщности и обязательности уплаты страховых взносов в Пенсионный фонд РФ и учета сведений о застрахованных лицах;
3) доступности для каждого застрахованного лица сведений о нем, которыми располагают органы Пенсионного фонда РФ, осуществляющие индивидуальный (персонифицированный) учет;
4) использования сведений о застрахованных лицах, которыми располагают органы Пенсионного фонда РФ, исключительно для целей пенсионного обеспечения, в том числе для реализации пенсионных прав в соответствии с законодательством РФ о профессиональных пенсионных системах;
5) соответствия сведений о суммах страховых взносов, представляемых каждым страхователем, в том числе физическим лицом, самостоятельно уплачивающим страховые взносы, для индивидуального (персонифицированного) учета, сведениям о фактически уплаченных и поступивших суммах страховых взносов;
6) осуществления индивидуального (персонифицированного) учета в процессе всей трудовой деятельности застрахованного лица, и использования данных указанного учета для назначения трудовой пенсии согласно пенсионному законодательству РФ, в том числе для реализации застрахованными лицами пенсионных прав в соответствии с законодательством РФ о профессиональных пенсионных системах.
Индивидуальный (персонифицированный) учет предусматривает:
1) открытие в ПФ РФ на каждое застрахованное лицо (работника или гражданина, самостоятельно уплачивающего взносы в ПФ РФ) индивидуальных лицевых счетов (с постоянным страховым номером), содержащих установленные законом сведения;
2) выдачу этому лицу страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования;
3) учет в органах ПФ РФ страхового стажа, заработной платы, на которую начислены страховые взносы, и суммы страховых взносов по каждому лицу.
Регистрация застрахованных лиц производится на основании сведений, представляемых страхователями или гражданами, самостоятельно уплачивающими страховые взносы в ПФ РФ. Иначе регистрация застрахованных лиц – это открытие лицевого счета на застрахованное лицо и выдача ему страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования.
В случае приема гражданина на работу по трудовому договору или при заключении с ним договора гражданско-правового характера страхователь может потребовать, чтобы гражданин предъявил страховое свидетельство государственного пенсионного страхования. Об этом сказано в ст. 15 Закона № 27-ФЗ и п. 21 постановления № 318. Если страхового свидетельства нет, работник должен написать заявление о его выдаче. При этом заполняется анкета застрахованного лица по форме АДВ-1 (содержит анкетные данные застрахованного лица и представляется при регистрации лица в системе ОПС). Анкету подписывает застрахованное лицо. В отдельных ситуациях, например при длительной болезни застрахованного лица, документ может заверить работодатель, указав причину, по которой он заверяет анкету.
Вместе с описью по форме АДВ-6-1 (составляется страхователем на каждую пачку документов, передаваемых в ПФР) эта анкета передается в органы Пенсионного фонда по месту учета страхователя для регистрации застрахованного лица в системе ОПС. Эти два документа страхователь должен представить в течение 2 недель от даты заключения трудового или гражданско-правового договора с физическим лицом. Это установлено п. 6 постановления № 318.
Территориальное отделение ПФР в течение 3 недель со дня получения анкеты застрахованного лица открывает лицевой счет и оформляет страховое свидетельство по форме АДИ-7 (выдается каждому застрахованному лицу в качестве подтверждения его регистрации в системе ОПС) (п. 8 постановления № 318). Страховое свидетельство содержит страховой номер индивидуального лицевого счета, дату регистрации в качестве застрахованного лица и анкетные данные, которые указаны в форме АДВ-1.
