Например, отчитываясь за 2004 г., страхователь должен подать сведения персонифицированного учета не позднее 1 марта 2005 г. В случае снятия страхователя с учета по причине ликвидации организации он одновременно с другими документами по поводу снятия с учета представляет индивидуальные сведения о застрахованных лицах, уволенных в связи с ликвидацией организации.
В случае выхода работника на пенсию страхователь, не дожидаясь окончания отчетного года, в течение 10 дней со дня обращения застрахованного лица подает индивидуальные сведения в территориальное отделение ПФР (п. 31 постановления № 318).
Для формирования индивидуальных сведений всех работников следует разделить на 2 группы:
1) застрахованные лица, которым может быть назначена досрочная трудовая пенсия или у которых для целей пенсионного обеспечения необходимо выделить отдельные периоды работы, периоды ухода за детьми и т. д. (заполняются сведения по форме СЗВ-4-1);
2) все остальные застрахованные лица, включая тех, кто имеет право на досрочное назначение пенсии на основании территориальных условий (заполняются сведения по форме СЗВ-4-2).
Перечень отдельных категорий застрахованных лиц, трудовая пенсия которым назначается досрочно, определен в ст. 27 и 28 Федерального закона от 17 декабря 2001 г. № 173-ФЗ «О трудовых пенсиях в РФ». К таким лицам относятся:
1) работающие на подземных работах;
2) работающие на работах с вредными условиями труда и в горячих цехах;
3) инвалиды вследствие военной травмы и др.
На эти категории граждан заполняется форма СЗВ-4-1. Если необходимо выделить отдельные периоды работы (например, при заключении гражданско-правового договора) или иные периоды (декрет, отпуск по уходу за ребенком до 1,5 лет), то также используется форма СЗВ-4-1.
К категории застрахованных лиц, имеющих право на досрочное назначение пенсии, на основании территориальных условий относят тех, кто работает:
1) в районах Крайнего Севера;
2) в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера;
3) в зонах отчуждения;
4) в зонах отселения и т. д.
По этим категориям застрахованных лиц, а также по остальным застрахованным лицам, которые не имеют права на досрочное назначение пенсии, составляется форма СЗВ-4-2.
Заполненные формы СЗВ-4-1 и СЗВ-4-2 работодатель группирует в пачки.
Подаваемые на различные категории застрахованных лиц формы согласно п. 10 Инструкции комплектуются в отдельные пачки: СЗВ-4-1 – в одну пачку, а СЗВ-4-2 – в другую. Формы СЗВ-4-2, содержащие сведения о застрахованных лицах, работающих в различных территориальных условиях, объединяются в отдельные пачки. Документы о застрахованных лицах, выходящих на пенсию, и формы, содержащие корректирующие или отменяющие сведения, также группируются в отдельные пачки.
В пачке не может быть сгруппировано более 200 документов (п. 6 Инструкции). В пачках, содержащих формы СЗВ-4-2, должны находиться сведения не более чем о 200 застрахованных лицах, так как форма является списочной, т. е. в одной пачке не должно быть более 20 листов формы СЗВ-4-2. Для контроля в формы СЗВ-4-2 можно вносить сквозные порядковые номера застрахованных лиц в пределах пачки.
Пачки документов представляемые в ПФР, сопровождаются описью по форме АДВ-6-1 «Опись документов, передаваемых работодателем в ПФР». Эта опись составляется отдельно на каждую пачку передаваемых документов. В ней также указываются:
1) количество документов в пачке;
2) расчетный период, за который подаются сведения;
3) тип сведений и другие реквизиты.
Список застрахованных лиц, на которых предоставляются сведения, прилагается к каждой пачке составляемый в произвольной форме. Располагается он в пачке после описи документов, передаваемых страхователем в ПФР. Сформированные пачки пронумеровываются и прошиваются. На них ставится печать организации и указывается количество прошитых в пачке листов.
Вместе с формами СЗВ-4-1 и СЗВ-4-2 представляется ведомость уплаты страховых взносов на обязательное пенсионное страхование по форме АДВ-11. Ведомость – это итоговый документ. На все пачки передаваемых в ПФР документов составляется одна ведомость.
В ведомости указываются:
1) количество предоставленных страхователем пачек документов по форме СЗВ-4-1 и СЗВ-4-2;
2) общая сумма начисленных и уплаченных страховых взносов по всем застрахованным лицам;
3) задолженность по уплате страховых взносов на начало и конец расчетного периода и др.
