Проектно-портфельные решения принимаются в особых условиях. Такими условиями являются:
• непрерывность;
• обновление информации;
• динамика возможностей;
• множество целей и стратегий;
• множество лиц, принимающих решения;
• взаимозависимость проектов.
Рассмотрим эти условия более подробно.
Непрерывность означает, что портфель проектов не создается «один раз и на всю жизнь» или на очень длительный период. Важной чертой формирования портфеля является то, что он постоянно обновляется и пересматривается. В его состав включаются новые проекты и выводятся внесенные ранее, меняются приоритеты проектов. Это связано с постоянным обновлением информации по всем аспектам внутреннего и внешнего окружения.
Динамичными, постоянно меняющимися являются возможности рынка, инноваций, финансов и др. Постоянно возникают новые возможности, реализуются или исчезают прежние.
Компании ставят перед собой комплекс целей по отдельным аспектам своего функционирования (можно говорить о дереве целей). Достижение целей требует запуска проектов. При ограниченных ресурсах возникает конкуренция целей за эти ресурсы.
То же можно сказать и конкуренции отдельных лиц, которые участвуют в принятии решений о формировании портфеля. У них есть свои интересы по освоению ресурсов для реализации нужных им проектов.
Рассмотренные выше условия принятия проектно-портфельных решений обусловливают их особенности.
• Ориентация на изменение границ и масштабов портфеля в соответствии с изменением стратегических целей.
• Проведение непрерывного мониторинга изменения широкой окружающей среды.
• Осуществление мониторинга агрегированных характеристик и результатов портфеля в целом.
• Формирование портфеля на определенный момент времени с последующим уточнением и пересмотром.
• Определение успеха в терминах агрегированных результатов портфеля в целом.
• Фокусирование руководящих воздействий на получении дополнительной ценности портфельных решений.
• Поддержание коммуникаций относительно портфеля в целом.
Управление портфелем проектов – это процесс принятия централизованных эффективных решений, касающихся проектов и программ, позволяющий обеспечить достижение целей организации.
Особенностью формирования портфеля проектов, как уже отмечалось, является то, что этот процесс постоянно обновляется. Также указывалось, что однажды созданный портфель – не вечное, застывшее образование. Совершенно не значит, что проекты, попавшие в него в какой-то момент времени, будут находиться в разработке до своего завершения. Вполне возможно, что по истечении некоторого времени эти проекты окажутся неактуальными в связи с изменившимися внутренними или внешними обстоятельствами и им на смену придут другие проекты, наиболее отвечающие изменившейся обстановке.
В ряде случаев проекты в малой степени связаны со статегией компании. Во-первых, далеко не всегда компания имеет четко сформулированную стратегию, поэтому трудно понять, как ориентировать проекты стратегически. Во-вторых, как уже отмечалось, многие лица в компании стремятся запустить свои личные проекты. Иногда они исходят из собственных интересов или интересов подразделений, в которых работают.
Представим ситуацию, когда компания по инициативе руководителей технологического и маркетингового отделов начала разработку нового пищевого продукта для продажи на рынке Восточной Европы. Проект был успешно завершен, но выяснилось, что компания уходит с этого рынка, как, впрочем, предполагалось уже к моменту начала проекта. Но при запуске проекта такому изменению стратегии не придали значения. Позиции упомянутых руководителей были в компании очень сильны. В результате был инициирован, принят и разработан ненужный компании проект.
Причина возникновения подобной ситуации – отсутствие постановки управления портфелем проектов в соответствии со стратегией компании.
Компания может иметь проекты, свободный денежный поток от реализации которых не является значительным и не может оказать серьезного влияния на рост стоимости (ценности) бизнеса. Если перевести рассуждения в термины инвестиционнго анализа, то речь идет о проектах, которые имеют внутреннюю норму доходности, не намного превышающую (если не оказавшуюся ниже) ставку дисконтирования. При значительном числе таких проектов вряд ли следует ожидать заметного увеличения стоимости компании.
