В ОЗГТ — две женщины у нас в Гродековской таможне было по штату, а оперативно-розыскной отдел не единственный, который вел секретное делопроизводство, если на этих женщин еще вывалить наши документы, то они зашьются, они не справятся с этим валом. Кроме того, у их кабинета будут стоять очереди оперативников на регистрацию документов, а у оперативников и так со временем всегда туго. Поэтому почти во всех таких учреждениях секретное делопроизводство ведется в самих оперативных отделах. Я его вел 4 года. Сначала опером, а потом уже год начальником отдела, всё никак не удавалось подобрать из сотрудников человека, который мог бы меня заменить. Это далеко не такое простое дело, как кажется, как в плане сложности, так и в плане требуемой аккуратности и ответственности. 4 года у меня никогда рабочий день не заканчивался раньше 21.00, выходных и отпусков не было по определению. Потом я решился возложить обязанности делопроизводителя на одного из молодых оперативников, подготовил его и передал дела. Парень грамотнейший и ответственнейший. Через полгода у нас в делопроизводстве наступил серьезный бардак. Хорошо, что сами этот бардак обнаружили, а не проверка. Почему возник бардак? Потому что каждому оперу нужно побыстрее и попроще, в результате парень поддавался их давлению, многого не успевал в спешке, откладывал на потом, а все, что на потом — часто навсегда и т. д.
С тех пор у меня никогда не было в отделах оперативников, совмещающих обязанности делопроизводителя. Я на должность оперативника брал женщину, отличающуюся не только грамотностью и аккуратностью, но еще и твердостью характера, возлагал на нее только обязанности делопроизводителя и подчинял ее, стоявшую в штате оперативно-розыскного подразделения, непосредственно мне, тогда уже заместителю начальника таможни по правоохранительной деятельности. По этому поводу постоянно были конфликты с вышестоящим руководством, мол, она у тебя оперативник, но оперативные дела не ведет… Зато у меня порядок с секреткой и другие оперативники максимально разгружены от этой рутины, что заметно сказывается на общем результате работы отдела.
Но даже освобожденный от других обязанностей делопроизводитель никогда с работы не уходил раньше начальника отдела, а тот уходил последним и никогда в 18.00. И без дела в отделе никогда не болтался, постоянно на своем рабочем месте был занят. И работа всегда в темпе.
Когда я был начальником оперативно-розыскного отдела и исполнял в отделе обязанности секретного делопроизводителя, к нам приехала московская проверка, среди проверяющих была бывший полковник КГБ, Елена Витальевна, которая еще в КГБ занималась секретным делопроизводством и сама, и руководила такими подразделениями. Елена Витальевна обратила моё внимание на ряд недостатков в оформлении секретных документов. Так, например, у меня в верхнем правом углу лицевой стороны документов, под грифом, если документ исполнялся в единственном экземпляре, стояло не «Экз.№ 1», а «Экз. единств.». Так у нас было принято в таможне еще до того, как я получил секретное делопроизводство. Я начал спорить с проверяющей, взял Инструкцию и по ней начали смотреть ее претензии. К большому своему удивлению, я в Инструкции обнаружил, что правильно «Экз. № 1». Да ведь не логично же, если экземпляр единственный! Но сама Елена Витальевна удивилась еще больше, когда оказалось, что все другие недостатки, на которые она мне указала — не недостатки, а именно в соответствии с Инструкцией.
Понимаете? Вроде бы Инструкция — настольная книга. Но еще — традиции в каждом учреждении. Особенности человеческой психики. Особенно если приходится работать в режиме постоянной спешки.
И с этим постоянно приходилось сталкиваться. Инструкция единая для всех органов, в ней всё подробно расписано, вплоть до того, в каком месте какой штамп должен проставляться, но получаешь секретные документы из разных органов — они все по-разному оформлены, во всех есть отступления от Инструкции. Из милиции (полиции) — там совсем почти всегда всё печально было. Там у каждого делопроизводителя своя Инструкция, что и понятно — количество документов очень велико. В прокуратуре, такое впечатление, Инструкцию никогда и не открывали. Вроде бы, в ФСБ, как в органе контролирующем режим соблюдения гос. тайны, должно быть всё на высоте, но не тут то было. И там такая же картина. Причем, даже в одном региональном Управлении ФСБ, у разных его территориальных подразделений — свой стиль, если можно так выразиться, свои отступления от Инструкции…
