Estis antaŭ aprobita fondo de Kongresa Kaso, kun la celo alcentrigi ĉiujn elspezojn rilatajn al la kongreso, enspezi la kotizojn, donacojn, subvenciojn, ktp. La loka komitato povas esti rajtigita de la KK por fari mem la elspezojn, aŭ parton de li. La profito lasita de antaŭaj kongresoj estas, laŭ decido de KKK, uzata por pagi eventualajn deficitojn aŭ konservata por helpi venontan kongreson.
Laŭ la deziro esprimita de la 5-a kongreso (1909), estis kreata Int. Konsilantaro, por zorgi pri la financaj rimedoj de oficialaj Institucioj (Lingva Komitato kaj Konstanta Komitato de la Kongresoj).
En 1911, laŭ propono de Z, estis decidita de la kongreso, ke partopreni en la kongresoj kaj en ĝiaj diskutoj havas la rajton ĉiu, kiu pagis la kotizon kaj submetiĝas al la kongresa regularo, sed rajton de voĉdono havas nur la regule elektitaj delegitoj de E–istaj grupoj aŭ societoj. Tiuj rajtigitaj delegitoj estis ankaŭ elektitaj en 1912 kaj 1913.
Laŭ la kontrakto de Helsinki (1922), la Int. Centra Komitato (ICK) decidas pri okazigo de la kongresoj, kaj komisias ilian organizon al Konstanta Kongresa Komisiono, kiu entenas du reprezentantojn de la ICK, du anojn de la loka komitato de la estinta kongreso, du de la estanta, kaj du kuratorojn de la Kongresa Kaso. La kontrakto ankaŭ difinas la komitaton de la kongreso.
Laŭ Interkonsento de Kolonjo (1933), la nova UEA organizas la Kongresojn.
II. Aranĝoj, Festoj, Kunsidoj, ktp.La diversaj aranĝoj de kongreso estas ĉiam la samaj, kaj fakte fariĝas tradiciaj. Efektive eksperimento montris, ke ili estas plej taŭgaj por atingi la celon: laborigi la kongresanojn, sed ankaŭ distri ilin sufiĉe, por ke ili ne enuu, kaj ne tro, por ke ili ne estu tro lacaj por labori.
Urbo de Kongreso estas elektita de la ĵus antaŭa kongreso, laŭ propono de la loka grupo aŭ nacia societo; invito devas ankaŭ esti farata de oficiala nacia aŭ urba institucio. KKK (kaj poste ICK) ekzamenas plie ĉu la E-istoj de la urbo estas sufiĉe multnombra) kaj agemaj por garantii sukceson, ĉar la organizo necesigas grandajn ag- kaj monrimedojn kaj lertan personaron.
La kongreso daŭras ok tagojn, de la monato de julio, aŭgusto aŭ septembro. Antaŭ ĝi okazas kelkafoje antaŭkongreso en alia urbo, tra kiu devas vojaĝi multaj kongresanoj; ankaŭ iafoje, postkongresoj okazas. Karavanoj estas organizitaj de privatuloj aŭ E-istaj societoj.
Laboro de la kongreso efektiviĝas en kunsidoj, kiujn povas kaj eĉ devas ĉeesti ĉiuj kongresanoj. La unua estas malferma kunsido, solena kaj, pro tio, impresa. En ĝi, oni aŭdas ĉefan paroladon, iam faritan de Z. mem, kaj poste de prez. de ICK, kaj saluton de reprezentantoj de kongresanoj de ĉiu nacio; kaj fine de la delegitoj de estraroj aŭ naciaj institucioj.
Dum kongreso okazas kunsidoj de la oficialaj institucioj de la movado; Lingva Komitato kaj Akademio, ICK, ktp. Estas la nura okazo, kiu permesas al la membroj de tiuj institucioj interkonatiĝi, kaj parole diskuti la gravajn demandojn, kiujn ili devas solvi.
De 1922, la ĝenerala kunsido de UEA, okazas dum la UK.
Ankaŭ kunsidas la diversaj fakaj societoj, kiuj se eble, vizitas la samfakajn societojn de la urbo por propagandi. Diservoj estas farataj en la diversreligiaj preĝejoj.
Raportoj de la oficialaj institucioj (Lingva Komitato, ICK), estas legataj, kaj laŭokaze aprobataj de la kongreso post diskutado. Ili estas publikigataj en broŝuro disdonata al la kongresanoj (Dokumentaro).
Tiuj lastaj ankaŭ ricevas diversajn dokumentojn, inter kiuj Kongresan libron, kiu entenas programon de la kongreso, kaj sciigojn pri la naciaj kutimoj kaj vidindaĵoj de la urbo; Kongresan Gazeton, kiu aperas ĝenerale ĉiumonate antaŭ la kongreso.
Por distri la kongresanojn estas organizitaj: interkonatiĝa vespero, la unuan tagon, dum kiu kongresanoj libere interparoladas; teatra prezentado de verko de nacia aŭtoro E-en tradukita kaj, se eble, ludita de naciaj aktoroj; Int. balo; kiun ĉeestas la kongresanoj en naciaj kostumoj; komuna festeno, tre malkara por ke ĉiuj povu ĉeesti; ĝenerala ekskurso, kiu daŭras unu tutan tagon, por viziti rimarkindan vidindaĵon de la urbo aŭ ĉirkaŭaĵoj. Postkongresaj vojaĝoj estas organizitaj de privataj entreprenoj tra la lando.
Akceptejo, aranĝita en taŭga domo, ricevas la kongresanojn tuj post ilia alveno; tie oni sciigas ilin pri loĝejoj kaj oni donas al ili la dokumentojn, pri kiuj ni parolis supre; ili ankaŭ trovas en ĝi vendejon de E-aĵoj, ekspozicion, ripozĉambron, poŝtoficejon, ktp.
III. Kongresoj.• 1-a (1905) — Boulogne sur Mer (Francujo). (En 1904 kelkaj anglaj kaj francaj samideanoj kunsidis, kaj la sukceso estis tiel granda, ke oni decidis kuniĝi denove la sekvantan jaron.) D-ro Z ĉeestis; neimagebla entuziasmo. Provizora starigado de Lingva Komitato. Deklaracio pri difino de E-ismo. Unua prezento de la E-a flago.
