2. Используйте программы для управления проектами. Существует множество программ системного управления проектами и задачами: например, Asana, Trello или Microsoft Teams. Эти программы используются компаниями и командами для повышения эффективности в управлении проектами, задачами или процессами. Они строятся на системе управления задачами Kanban. Эту систему придумали в Японии, в компании Toyota, чтобы получать результаты точно в срок. В ее основе лежит такой инструмент, как канбан-доска – это физическая или электронная доска со стикерами, на которой наглядно видно, какие задачи в работе, к каким еще не приступали, а какие близки к завершению или сделаны. Так каждый участник команды видит динамику работы каждого коллеги по каждой задаче и понимает, насколько они близки к достижению результата. Канбан-доска выглядит так:
3. В операционной деятельности определите цели и используйте метрики. Определите четкие цели и используйте прозрачные и понятные команде метрики для оценки их эффективности. Убедитесь, что все исполнители понимают, как измеряется их эффективность и как эти метрики связаны с их целями. Мы много говорили об этом ранее.
4. Четко определите показатели KPI. Проанализируйте данные и четко определите ключевые показатели эффективности (KPI), которые соответствуют стратегическим целям бизнеса. Убедитесь, что они правильно разработаны и эффективно донесены до всех исполнителей. У меня был случай, когда сотрудница, отвечающая за KPI, разработала годовые KPI для шефов по текучке таким безобразным образом, что по окончании года они должны были получить по несколько миллионов рублей (максимальное вознаграждение было 8 миллионов). Самое смешное, что, когда мне об этом доложили, выяснилось, что она также неправильно донесла систему расчета до шефов и они не знали о ее ошибке и вообще не понимали, как устроен расчет. Стимулировали эти KPI шефов? Конечно нет.
5. Мониторьте KPI через дашборды. Существует несколько форм мониторинга KPI по операционной деятельности:
Устная форма. Ресторатор договорился с управляющим встречаться раз в неделю, чтобы просматривать динамику: какая выручка и как обстоят дела с другими KPI за прошедшие дни текущего месяца. Я использую устную форму в самом крайнем случае – чаще всего, когда в процессе участвует много стейкхолдеров.
Бумажная форма. Ресторатор просит предоставить распечатанные таблицы с KPI по продажам и принести их в кабинет. Сейчас эту форму можно встретить все реже и реже. Да и нормальные рестораторы в кабинетах не сидят.
Электронная форма. Ресторатор просит управляющего ежедневно присылать в мессенджер или на почту отчеты по выручке и динамику в сравнении с планом.
Автоматизированная форма. Ресторатор автоматизировал процесс сбора данных и сам в любое время может смотреть динамику по целевым KPI на электронном дашборде.
Эта форма мониторинга в операционной деятельности является самой продуктивной. Она позволяет руководителю мгновенно получать информацию, а сотрудникам – не тратить время на формирование многочисленных таблиц и презентаций, отвлекаясь от основной деятельности. Правда, чтобы ее реализовать, необходимо провести большую подготовительную работу по цифровизации бизнес-процессов.
Главное о контроле
1. Контроль – это не акт недоверия, а услуга взаимопомощи, которую руководитель обязан оказывать своей команде, чтобы она эффективнее достигала результатов.
2. Основные цели контроля – повысить предсказуемость результата и отметить хорошо сделанную работу. Контроль – это инструмент работы с рисками и поощрениями.
3. Не контролируя, руководитель снижает предсказуемость результата и тем самым увеличивает вероятность провала.
4. Если на этапе постановки задачи вы не утвердите с сотрудником сроки сдачи результата, а также типы и форматы контроля, он не будет нести ответственность за сроки.
5. Некомпетентных «космонавтов», случайно залетевших на орбиту вашей компании, надо плотно контролировать до момента отправки к конкурентам.
6. Когда вы используете только итоговый контроль, то сильно рискуете качеством результата, сроками и бюджетами.
7. Цель текущего контроля – своевременное обнаружение отклонений и корректировка стратегии и тактики достижения запланированных результатов.
8. Периодическая форма текущего контроля – самая эффективная, но, если с ней зачастить, это может убить вовлеченность исполнителя, так как со свободой принятия решений уйдет и чувство ответственности.
9. Главное на совещании – сделать так, чтобы все получили что хотели в кратчайшие сроки. Создайте регламент проведения встреч и практикуйте его с коллегами.
10. Контролируйте операционные бизнес-процессы путем создания дашбордов. Это позволит сотрудникам тратить время на эффективную деятельность, а не на составление для вас отчетов.
11. Одна из главных функций контроля – отметить хорошую работу команды. Благодарите своих людей. Что еще можно почитать о контроле