• когда она подается в виде пронумерованного списка, таблицы, схемы или презентации, а не в виде полотна текста без абзацев с кучей несистематизированных мыслей;
• когда ключевые мысли выделены в виде заголовков или вынесены в начало абзаца, а не спрятаны где-то в середине документа;
• когда самое важное находится в начале листа, а второстепенные нюансы – ниже;
• когда каждая мысль подается на отдельном слайде или в отдельном пункте списка, а не все свалено в кучу. Упаковка информации
Чтобы главные мысли быстро и точно попали в голову вашего собеседника, нужно сделать ваше сообщение ясным и убрать все, что создает вокруг него информационный шум. У меня есть для этого три правила:
1. Не рассказывать, а показывать. Я заметил, что большинство людей усваивают визуальную информацию быстрее и проще, чем полотна текстов и часовые аудиосообщения. Если вы можете показать график, скриншот, фотографию или схему, делайте это в первую очередь. Так будет яснее.
2. Не усложнять то, что можно сообщить просто. Как мы говорили в главе о делегировании, ваш передатчик должен работать на частоте приемника. Значит, если вы работаете с линейными сотрудниками, пишите короткими предложениями, всегда объясняйте термины, используйте распространенные слова и выражения, приводите примеры к тезисам. Чем сложнее человеку разбираться в написанном, тем вероятнее, что он не сделает то, что нужно вам. У меня был случай, когда руководитель давал информацию коллегам в виде сложных английских терминов и слов. Это признак управленческой неосознанности.
3. Чтобы главное «заговорило», уберите все второстепенное. Например, если вы хотите поговорить на встрече о новом плане продаж, вам не нужно говорить о других задачах вашего собеседника – для этого нужны другие встречи. Всему свое время и место. Если вы делаете презентацию, уберите все слова со слайда и оставьте самую суть и 2–3 слова по каждой мысли.
Наши коллеги хотят получать информацию от руководителя в таком виде, в котором мозг может ее легко воспринять, понять и запомнить, не затрачивая лишней энергии на выяснение, что же тут имеется в виду. Поэтому структурирование и упаковку информации я считаю важным навыком любого современного руководителя, да и вообще любого человека.
Уровень мышления человека определяется умением ясно излагать свои мысли.
Для меня руководитель, который не умеет структурировать и упаковывать информацию или относится к этому с пренебрежением, сразу попадает в папку «слабокомпетентных». Или ему наплевать на чужое время, и он считает, что проще потратить время других людей, чем свое на подготовку, или у него просто не выработан такой навык.
Я очень требователен к себе в этом вопросе. Поэтому так же требователен к коллегам и постоянно объясняю им, как лучше структурировать и упаковывать информацию: переносить сложную информацию в ментальные карты, таблицы и делать презентации. У меня в компании все менеджеры проходят курсы по работе в Excel и по созданию презентаций. Возможно, кому-то из коллег кажется, что я придираюсь: мол, и так все понятно. Но я непреклонен, потому что навык структурирования информации нужен им, даже если они еще не осознали его важности.
Хранение информации
В моей практике пару раз повторялась такая ситуация: менеджер увольняется из компании, на его место приходит другой, и при передаче дел часть информации теряется. Например, после смены управляющего через пару месяцев обнаруживается, что никто не может найти исполнительную проектную документацию ресторана. Оказывается, она хранилась у предыдущего управляющего дома и потерялась, а электронная версия вовсе отсутствовала. Или другой пример из нересторанного прошлого: при передаче дел в одной моей компании обнаружилось, что отсутствует договор аренды офиса, и обнаружилось это в момент, когда пришел собственник с предложением передоговориться по условиям. Мы даже не могли понять, какие есть переговорные рычаги.
До сих пор люди считают самым надежным хранилищем свой мозг и бумагу. Например, на мой вопрос «Как вы собираетесь хранить данную информацию?» я часто слышу от менеджеров: «Все хранится у меня в голове, у меня блестящая память». Тут я обычно глубоко вздыхаю. Мозг – совсем не идеальное хранилище, поскольку под воздействием установок и эмоций позволяет себе менять хранящуюся в нем информацию, а также может по-другому ее интерпретировать или вовсе потерять со временем. К тому же человечество до сих пор не может создавать резервные копии памяти мозга.
Многие, особенно люди старшего поколения, до сих пор по старинке пользуются письмом: например, записывают все в ежедневник или печатают на принтере и хранят документы на бумаге. Но у письменного хранения много минусов: во-первых, невозможно найти информацию по словам-тегам. Во-вторых, к бумажному носителю нужен физический доступ. И в-третьих, бумага может сгореть, потеряться или легко попасть не в те руки.