В XXI веке информация стала храниться в электронном виде на компьютерах или внешних жестких дисках. Но, как научила меня жизнь, это тоже не самый надежный способ. Однажды в 2008 году в аэропорту Буэнос-Айреса на вылете у меня украли рюкзак, в котором был мой компьютер и жесткий диск со всеми фотографиями, которые я делал до этого момента. Словами эту утрату было не описать.
Сегодня хранение информации переместилось в облачную систему – это самый надежный, безопасный и легкодоступный способ. Например, Dropbox, «Яндекс Диск», «Google Диск». Главный плюс в том, что информацию можно сохранить и распространить практически мгновенно в любом объеме, и доступ к ней получат люди в любой точке мира, если у них есть пароль. Понятно, что все, что я тут описываю, вроде бы банальщина, но, к сожалению, в нашей индустрии это понятно не каждому.
Хранение относится к одному из способов распространения информации в пространстве и времени. Чем ответственнее и надежнее хранение, тем эффективнее работает команда.
Поэтому важную информацию, такую как проектная документация, договоры аренды или брендбуки, мы храним в трех вариантах: в бумажном, облачном и электронном виде на жестком диске. Жизнь научила. Вся остальная информация, без исключения, хранится в облачном виде. Распространение информации
По окончании летнего сезона я поставил задачу управляющей одного из ресторанов обновить мебель на террасе. Управляющая так и сделала: нашла подходящую мебель, провела тендер, согласовала расходы, забюджетировала их на следующий год, заранее заключила договор и отправила счет в бухгалтерию. В марте следующего года на совещании о подготовке к открытию летнего сезона выяснилось, что мебель так и не была авансирована, потому что, когда поступили средства, бухгалтер не посчитала нужным уведомить управляющую, что у нее нет обновленного счета. Поэтому к началу летнего сезона обновить веранду не успели.
Любая организация похожа на живой организм. Как и в живом организме, за качество распространения информации между стейкхолдерами компании отвечает «мозг» – руководитель. У него должен быть выработан навык управления коммуникациями.
Все хотят получать информацию первыми, но далеко не всем очевидно, что информацией надо своевременно делиться с коллегами для достижения общего результата. А руководитель обязан выстраивать каналы коммуникации в организации, следить за их функционированием и повышать культуру коммуникации у коллег. Это важно: чем выше скорость и качество обмена данными, тем выше результативность и эффективность всех процессов. Поэтому лидерство компании зависит от того, насколько хорошо развита культура коммуникаций.
Коммуникации в компании могут быть внешними и внутренними. Внешние коммуникации осуществляются между компанией и средой – с клиентами, партнерами, государственными органами и общественностью. А внутренними коммуникациями называют общение в стенах компании между всеми ее сотрудниками и различными подразделениями и отделами. Внутри компании коммуникации выстраиваются двумя путями:
1. Горизонтально – между коллегами или подразделениями. Например, в ресторане принципиально важно, чтобы была выстроена коммуникация между подразделениями кухни и залом, иначе «оркестр не заиграет».
2. Вертикально – между руководителем и исполнителем или командой исполнителей, то есть снизу вверх. Эту коммуникацию принципиально важно настроить, чтобы рядовые сотрудники могли без страха делиться информацией с руководителем.
Чтобы выстроить горизонтальные и вертикальные коммуникации, нужно всего лишь понимать, что обмен информацией – цикличный процесс, состоящий из четырех основных этапов (рис. 12):
План коммуникаций
На старте проекта или принимая в управление новую команду, руководитель обязан предложить или обсудить существующий план коммуникаций с командой и всеми стейкхолдерами. Из чего состоит план:
1. Список участников проекта, которых необходимо информировать об изменениях.
2. Список всех каналов, которые будут использоваться для обмена информацией – как горизонтальных, так и вертикальных. На этом этапе руководитель несет ответственность за создание каналов. В корпоративном мире обычно используют онлайн-каналы: электронная почта, группы в WhatsApp или Telegram, чаты в сервисах типа Trello или Teams, социальные сети, корпоративный портал и опросники.
3. Согласование и утверждение с командой способов, как будем делиться информацией. На этом этапе руководитель информирует коллектив, в каких ситуациях, через какой канал и как часто необходимо обмениваться информацией – например, как делиться ею в случае инцидентов с Гостями или как отчитываться о ходе строительства нового ресторана. Обмен информацией
После того как план утвержден, каналы запущены и началась работа над проектом, руководитель и участники команды обязаны вовремя собирать информацию и распространять ее среди заинтересованных лиц по ранее оговоренному плану.