Чтобы предсказуемо гарантировать качество результата, любому руководителю необходимо понимать, кого контролировать до передачи полномочий, кого и как – в процессе делегированной деятельности, а кого – на завершающем этапе. В менеджменте соответственно выделяют три типа контроля:
1. Предварительный контроль (проверка готовности исполнителя).
2. Текущий контроль (мониторинг и корректировка процесса реализации делегированной деятельности).
3. Итоговый контроль (контроль итогового результата).
Отличаются эти типы тем, на каком временном периоде расположены ́ точки контроля. Предварительный контроль
Предшествует началу активной делегированной деятельности. Точка контроля находится в самом начале пути – на этапе постановки задачи, до передачи полномочий. Главная цель – проанализировать готовность исполнителя реализовать управленческое решение и убедиться в наличии ресурсов. Руководитель проверяет профессиональную пригодность сотрудника, понимание им целей и задач, этапов процесса реализации, знание ключевых метрик и правильность показателей, знание обязанностей, условий поощрения и, конечно, наличие необходимых ресурсов.
Например, шеф-повар проверяет понимание су-шефом сроков по запуску обновления меню и наличие у него корректных рецептов до начала проработки. Или ресторатор проверяет наличие планового штатного расписания и планового БДР (бюджета доходов и расходов) в сезонном ресторане перед его очередным запуском. Классический пример предварительного контроля – проверка ресторатором планового БДР у управляющего на следующий месяц. Не знаю почему, но многие начинающие руководители проскакивают этот важный этап контроля. Текущий контроль
Его применяют на этапе реализации делегированной деятельности. Цель текущего контроля – своевременное обнаружение отклонений и корректировка стратегии и тактики. Самые распространенные ошибки связаны именно с этим типом контроля. Руководители или вовсе пренебрегают им, или неверно выбирают необходимый формат, или неправильно распределяют точки контроля. Про текущий контроль мы подробно поговорим в следующем разделе.
Итоговый контроль
Его используют после реализации делегированной деятельности, в заранее оговоренные сроки сдачи результатов. Точка контроля в этом типе совпадает со временем сдачи результата. Когда вы используете исключительно итоговый контроль, вы неизбежно столкнетесь с низкой предсказуемостью результата и, как следствие, большой вероятностью провала, потерей времени и других ресурсов. Если руководитель совершил ошибку на этапе постановки задачи, или исполнитель что-то сделал не так в процессе реализации, или произошли случайные отклонения, то использование исключительно итогового контроля может привести к ужасающему результату. Например, когда в дату сдачи франшизных пакетов я осознал, что они не готовы и мы потеряли три месяца.
Начинающие руководители часто в процессе постановки задачи не оговаривают ни дату сдачи результата, ни промежуточные точки контроля. Как вы понимаете, в таком случае ожидать результата в срок, который вы держите в вашей голове, не стоит, от слова «совсем». Форматы текущего контроля
Есть одно стратегическое направление, на которое мне до сих пор приходится тратить много личного времени. Это направление – контроль масштабирования. Я лично контролирую проектирование, строительство и запуск ресторанов по двум причинам. Во-первых, у сотрудников топ-менеджмента не так сильно, как у меня, развита компетенция «видение». Они не слишком четко представляют себе конечный результат по многим деталям проекта: например, как что должно в итоге выглядеть. Но это не основная причина. Главная причина, почему я лично контролирую деятельность по запуску новых ресторанов, – лимит времени и денег. Я рискую большими личными средствами и деньгами партнеров. Если не укладываться в сроки, то увеличивается вероятность, что бюджет сильно вырастет. Так и получалось: когда я на первых проектах брал проджект-менеджера и контролировал в основном его работу, в конце всегда получал негативный результат – огромный перерасход или сорванные сроки. Так продолжалось до тех пор, пока я не подобрал оптимальный формат текущего контроля – еженедельная часовая отчетная встреча с четкой повесткой и сухим, без воды, резюме встречи. Такие часовые совещания я провожу раз в 1–2 недели по каждому строящемуся ресторану. Безусловно, такой формат текущего контроля забирает много личного времени и эмоциональных ресурсов, но при этом уменьшает риски ошибок, экономит кучу денег и времени. Такой вид текущего контроля называется периодическим. Всего у текущего контроля есть четыре формата:
1. Периодический.
2. Поэтапный.
3. Выборочный.
4. Завершающий.
Основное различие в форматах – то, по какому принципу распределены точки контроля на временной оси. ́ Периодический