Последнее чаще всего и является причиной неумелого контроля и, соответственно, провалов.
Умение эффективно контролировать действия подопечных – это важнейшая компетенция. Уровень ее развития влияет на результат так же сильно, как подбор, постановка задачи и мотивация.
Без контроля руководитель снижает предсказуемость результата и тем самым увеличивает вероятность провала.
Предсказуемость помогает достигать результатов в установленные сроки и в рамках согласованных бюджетов. Но чтобы системно контролировать, важно понимать, какой функционал несет в себе контроль. Основные функции контроля:
1. Мониторинг реализации делегированной деятельности.
2. Оценка эффективности исполнителей.
3. Обеспечение общей сонаправленности команды.
4. Обеспечение ответственности.
5. Помощь исполнителю в решении.
6. Выявление хорошо сделанной работы и поощрение исполнителей.
Мониторинг
Ппервичная функция контроля. Он предполагает наблюдение за процессами, сбор и анализ промежуточных результатов по проделанной работе, чтобы увидеть, как команда или сотрудник продвигается к заранее определенным целям и запланированным показателям. Это позволяет своевременно определять ошибки в стратегии, планировании и выявлять риски в работе с исполнителем.
Мониторинг предполагает наличие согласованного обеими сторонами формата: например, каждый четверг исполнитель присылает руководителю отчет, в котором демонстрирует результаты проделанной работы. Такие даты отчетности называются точками контроля. Но не будем забегать вперед – о форматах и точках контроля мы поговорим далее более подробно. Оценка эффективности исполнителя
Вторая функция контроля, которая вытекает из первой. Основная цель на этом этапе – понять, насколько эффективно владельцы бизнес-процессов (сотрудник или подразделение) справляются с делегированной деятельностью. На основе полученных данных о происходящем руководитель оценивает эффективность каждого участника, слаженность и сонаправленность команды. Как вы понимаете, без запланированных показателей по ключевым метрикам трудно качественно оценивать эффективность и производительность исполнителей. Поэтому для меня оценка эффективности исполнителей через метрики и показатели, о которой мы говорили во второй главе, – важный инструмент управления.
Оценка эффективности позволяет своевременно выявить некомпетентного исполнителя или неправильную оргструктуру и скорректировать ситуацию без нарушения сроков и превышения бюджетов. Результаты оценки служат основой для координации дальнейших действий сотрудников и команды в целом. Обеспечение общей сонаправленности команды
Благодаря этой функции руководитель корректирует общие и индивидуальные цели, стратегию и тактику, адаптирует под них оргструктуру и систему мотивации. Например, когда я осознал, что франшизные пакеты не готовы спустя месяцы по причине некорректных оплат, то был вынужден отправить исполнителя к конкурентам и искать ему замену.
Обеспечение ответственности. К сожалению, в ресторанной индустрии для многих контроль – дисциплинирующий фактор, и без него сотрудники с внешним локусом контроля начинают филонить. Но если они знают, что им нужно каждую неделю отчитываться о результатах, у них появляется желание выполнять обещания. Таким образом, механизмы контроля устанавливают четкие обязанности и ожидания, что в дальнейшем облегчает привлечение к ответственности. Помощь исполнителю
Контроль в большинстве случаев помогает исполнителю хорошо сделать свою работу. Но если переборщить с контролем, это может демотивировать сотрудника. Излишняя помощь всегда забирает чувство свободы в принятии решений, а значит, снижает ответственность и вовлеченность. Я понял это, когда растил своих детей. Если вы не даете человеку принимать решения, он начнет терять интерес к работе. Например, когда дети, собирая конструктор, ошибаются и не понимают, что делать дальше, родителю не надо лезть с помощью без запроса. Если родитель влезает и говорит: «Давай покажу», обычно дети отвечают: «Не надо, я сам». Я помню, как с моим первым ребенком я забрал инициативу и сказал: «Нет, давай я все же тебе покажу, где проблема в сборе LEGO». Всегда, когда я делал это без его запроса, сын терял инициативу и бросал занятие: ему больше не было интересно. В итоге LEGO ему вовсе не зашло. Поэтому к другим своим детям я подходил и спрашивал: «Помощь нужна?» Поощрение за хорошо сделанную работу
Зачастую руководство, делегируя деятельность компетентным исполнителям, может не замечать высоких результатов, которых они достигают изо дня в день. Для такого руководителя высокие результаты – это норма. Контроль позволяет отмечать хорошо сделанную работу, которая иногда остается незамеченной, и поощрять исполнителей.