4. Функциональные обязанности ассистента: планирование и ведение календаря; контроль подготовки сотрудников к совещаниям; сопровождение и протоколирование на бизнес-встречах, переговорах и в бизнес- поездках; курирование команд и дальнейший контроль реализации задач по делегированной деятельности; поиск бизнес-информации и работа с ней; поиск и подбор подрядчиков и поставщиков для выполнения бизнес-задач; создание бизнес-презентаций; оптимизация бизнес-процессов компании, их упаковка в регламенты, чек-листы, стандарты и внедрение автоматизированных технологий.
5. Метрики эффективности: реализация ключевых стратегических задач в установленные сроки, например таких как формирование команды и открытие проекта в другом регионе. Профиль кандидата на должность бизнес-ассистента
Теперь разберем пример третьего перечня, который состоит из двух частей.
Профессиональная квалификация бизнес-ассистента:
1. Экспертность по специфике профессии: навык быстро, ясно и наглядно доносить информацию; навык организации совещаний (подготовка, проведение, протоколирование, резюмирование); навык работы с таблицами в Excel или Google Sheet, составления презентации в Power Point, схем в Miro, составления списка дел в Google Calendar, работа с Google Docs, Telegram, WhatsApp; навык находить информацию в разных источниках, в том числе на английском языке; умение видеть узкие места в бизнес- процессах и предлагать решения по их исправлению так, чтобы было понятно всем; навык проведения переговоров с кем угодно и о чем угодно; навык составлять тексты вакансий и подбирать людей под проекты через агрегаторы типа HeadHunter или телеграм-каналы.
2. Управленческие навыки: навык планирования и бюджетирования расходов и доходов; навык системно ставить задачи; навык системно контролировать исполнение задач в нужные сроки и в нужном качестве; навык настраивать процессы так, чтобы они работали без вмешательства руководителя; навык поддержки вовлеченности сотрудников в бизнес- процесс.
3. Экспертность в смежных областях бизнеса: иметь базовые знания в маркетинге, финансах, управлении людьми. Личные характеристики бизнес-ассистента:
1. Волевые навыки – целевое мышление и стрессоустойчивость.
2. Социальные навыки – ясная и убедительная коммуникация, влияние.
3. Навыки принятия решений – сбор информации, проблематизация, системное мышление.
4. Стиль работы – внимание к деталям, структурированность, гибкость.
В подборе главное – подготовка. Русская пословица «Семь раз отмерь, один раз отрежь» подходит сюда как нельзя кстати.
Далее я хочу рассказать более подробно о составляющих перечня «Профиль кандидата», потому что вижу, как много ошибок совершают начинающие руководители на этом этапе. Давайте начнем с профессиональной квалификации. Профессиональная квалификация
– Рабинович, вы что, умеете плавать?
– Нет, но я таки знаю как!
Я помню, как при открытии ресторана в Сочи в 2013 году мы наняли очень креативного шеф-повара. Она умела готовить авторскую еду, но все время «ловила запару» и «заваливала» сервис. Гости были недовольны, так как им приходилось очень долго ждать блюда. У нее не оказалось достаточного опыта работы в ресторане с большой проходимостью, также были проблемы с приготовлением базовых соусов и блюд. В итоге с ней пришлось расстаться. Тогда я совершил ошибку: оценил исключительно одну ее профессиональную квалификацию – умение готовить авторские блюда, но не обратил внимание на организационные и управленческие навыки.
Профессиональная квалификация, или, как ее иногда называют на английском, hard skills, – первая из двух самых важных составляющих компетентности человека. Профессиональная квалификация демонстрирует уровень экспертности: как повар умеет готовить, бармен – делать коктейли или официант – обслуживать. Это набор знаний, умений и навыков, необходимых для решения задач.
Понятия «знание», «умение» и «навык» – это не одно и то же, между ними есть большая разница. Фактически это уровни квалификации человека.
Уровень 1. Знание. Это обладание информацией, как решать задачу. Знание – это то, что мы прочитали или услышали от кого-то. Например, повар знает рецептуру.
Уровень 2. Умение. Это знание, скорректированное небольшим опытом. Человек попробовал, стал способен выполнить работу и добиться надлежащего результата. Например, повар знает рецепт и способен приготовить блюдо.
Уровень 3. Навык. Навыки и умения – практически одно и то же. Разница лишь в том, что умение требует когнитивного включения, а навык – нет. В навыке выработан автоматизм. Повар имеет такой большой опыт приготовления блюда, что ему не нужно держать под рукой рецептуру и в принципе о чем-то задумываться. Чтобы проще было понять разницу, представьте того, кто только что получил права, и того, кто управляет автомобилем уже несколько лет. У первого есть умение, а у второго – навык.