Вам может очень помочь упражнение для руководителей «Голова профессора Доуэля», которое рекомендует эксперт и методолог по регулярному менеджменту Александр Фридман. Оно заключается в том, что вы можете использовать только свои интеллектуальные ресурсы, в нашем случае – давать поручения. А вот выполнять задачи должны уже другие люди. Это невероятно трансформационная практика, если действительно применить ее в жизни.
По собственному опыту могу сказать, что это довольно непросто – то и дело возникает желание хотя бы самую простую задачу сделать самостоятельно. Например, договориться о встрече с клиентом и отправить ему ссылку на онлайн-конференцию. Да и в ресторане забронировать столик по телефону – всего пара минут – быстрее, чем написать задание ассистенту. Правда, потом приходится самому пересматривать график в календаре, а если у клиента форс-мажор, то снова переносить время и сдвигать другие дела, в том числе ужин в ресторане. Такие кажущиеся минутными микрозадачи отнимают время и силы, и в итоге на важные дела их не остается.
«У меня есть две проблемы: срочная и важная. Срочная не является важной, а важная – срочной», – так мог бы сказать любой человек на третьем уровне личного бренда, но это слова 34-го президента США Дуайта Эйзенхауэра. Считается, что именно он придумал распределять задачи с помощью матрицы, впоследствии названной его именем. К сожалению, никаких доказательств этому нет, зато практическую эффективность «Матрицы Эйзенхауэра» оспорить сложно.
Все дела, которые вы сделали за прошедшие дни и выписали выше, стоит пересмотреть из следующих позиций:
• Была ли задача для вас срочной? Если да, то рядом с задачей ставьте букву «С».
• Была ли она для вас важной? Если вы перфекционист, то вам все может казаться крайне важным. Но здесь отмечайте только крайнюю важность, которая кардинально влияет на результат. Если задача такого типа, то ставьте «В».
• Если что-то делать не обязательно, а желательно, то ставьте «Ж».
• Распределив все задачи по матрице, запишите их в соответствующие блоки и отметьте буквой «Д» пункты, которые потенциально можно делегировать.
Покажу на примере организации задач по съемке моего нового клипа:
В стандартной интерпретации Матрицы Эйзенхауэра нужно:
• Важные и срочные дела – делать сразу.
• Важные и несрочные – ставить в график, иначе они навсегда останутся в этой колонке. Например, вы никогда не выучите новый язык, если не будете выделять достаточно времени для изучения.
• Срочные и не важные – делегировать.
• Несрочные и неважные – вычеркивать из жизни.
Мне нравится этот подход, и я бы добавила, что задачи из любого блока можно делегировать, если у вас достаточно специалистов, на которых можно положиться.
При этом делегировать задачи можно не только людям. В последнее время IT-технологии практически каждую неделю удивляют общество новыми функциями, так что бессмысленно описывать их возможности в книге. Скажу лишь, что, просто задавшись вопросом: «Точно ли мне нужно делать это повторяющееся действие самому?», вы сможете сэкономить десятки, а то и сотни часов своей драгоценной жизни.
Одна моя клиентка самостоятельно отправляла бесплатные полезные материалы своим подписчикам, когда они писали ей в директ кодовое слово. Ей казалось, что это позволяет установить личный контакт с аудиторией. Пришлось довольно долго ее уговаривать попробовать отправку лид-магнитов через настроенного бота.
Результат превзошел все мыслимые ожидания: подписчики получали интересующую их информацию через несколько секунд после запроса, бот задавал нужные вопросы для сегментации аудитории, а клиентка могла подключиться к диалогу уже после получения ответов. Скажу больше, через время даже эту переписку с потенциальными клиентами она делегировала своему сотруднику.
Также всем будущим лидерам мнений советую завести как минимум одного личного ассистента, а в идеале – двоих: одного – для выполнения личных поручений (съездить, забрать, отвезти, объяснить курьерам дорогу), а другого – для бизнес-задач. При этом важно корректно давать задания исходя из функциональных обязанностей, которые следуют из личных характеристик.
Предприниматель Александр Майер пришел к этому выводу на практике, когда решил не нанимать нового специалиста после того, как его предыдущая помощница отправилась штурмовать другие профессиональные вершины. Несколько месяцев он выполнял задачи самостоятельно, в том числе организовал корпоратив для сотни своих сотрудников. Неудивительно, что после праздников Александр почувствовал сильное выгорание и мечтал только об одном – улететь отдохнуть в теплые края и не брать телефон в руки.
Логичным решением стал поиск новой ассистентки, которой можно передать все рутинные задачи – и личные, и рабочие. Через пару месяцев стало очевидно, что один человек просто не может качественно выполнять все запросы – где-то требовалась скрупулезность и внимательность к деталям, а где-то креативность и коммуникабельность. В итоге приходилось самому перепроверять выполнение задач и иногда их доделывать.
